Se si ospitano file su FileMaker Server, è possibile creare account server esterni che ottengono le informazioni di autenticazione da un server di autenticazione come OpenDirectory Apple oppure Dominio Windows. In questo modo è possibile utilizzare una directory utente gestita a livello centrale che può già essere in uso per gestire l'accesso ad altre risorse di rete come file server. Vedere
Creazione di account che eseguono l'autenticazione attraverso un server esterno.
I set di privilegi specificano un livello di accesso al file di database. Quando si crea un set di privilegi, sono disponibili molte opzioni per limitare l'accesso ai database, ad esempio definire i formati visualizzabili e i menu disponibili e se è consentita la stampa. I set di privilegi possono inoltre limitare l'accesso a determinati
tabelle,
record, o
campi all'interno di un file. Ad ogni account è assegnato un set di privilegi che determina il livello di accesso quando qualcuno apre un file usando tale account.