Editar privilegios de presentaciones
Los conjuntos de privilegios pueden limitar el acceso a las presentaciones de un archivo. En un archivo, puede configurar:
 •
Privilegios para todas las presentaciones: puede permitir o prohibir la posibilidad de pasarse al modo Presentación y realizar cambios de diseño en todas las presentaciones. También puede prohibir el acceso a todas las presentaciones de un archivo.
 •
Privilegios personalizados para presentaciones individuales: puede configurar dos tipos de límites de acceso para cada presentación:
 •
Límites de diseño y visualización para cada presentación: si el conjunto de privilegios permite realizar cambios de diseño en una presentación en el modo Presentación, un acceso de presentación de solo vista o ningún acceso.
 •
Límites de acceso de datos para cada presentación: si el conjunto de privilegios permite el acceso, la visualización o la modificación de los datos mostrados en cada presentación. Cuando el acceso a los datos está prohibido, el usuario puede ver la presentación pero verá <Sin acceso> en lugar de un dato del campo.
Nota  Hay importantes distinciones e interacciones entre los privilegios de presentación y los privilegios de acceso a los registros:
 •
Aunque pueda usar privilegios de presentación para limitar el acceso a los datos, esta configuración sólo protege una única vista de los datos en cada presentación individual, lo que no puede proteger todas las instancias de los datos. Para limitar el acceso a todas las ocurrencias de tablas, registros o campos específicos sin importar dónde se muestren o se acceda a ellos, utilice los privilegios de acceso a los registros. Consulte Editar privilegios de acceso a registros.
 •
Aunque use los privilegios de presentación para ver o editar los datos, los privilegios de acceso a los registros todavía se siguen aplicando y pueden limitar el acceso a ciertas tablas, campos y registros.
Para una comparación sobre cómo interactúan los privilegios de presentación y privilegios de acceso a los registros, consulte Cómo interactúan los privilegios de presentación y los de registro.
Para editar privilegios de presentación:
1.
Comience editando un conjunto de privilegios nuevo o uno ya existente.
Aparece el cuadro de diálogo Editar conjunto de privilegios. Consulte Crear nuevos conjuntos de privilegios o Editar conjuntos de privilegios existentes.
2.
Para establecer privilegios para todas las presentaciones del archivo, en Presentación, seleccione Todo modificable, Todo de sólo vista o Todo sin acceso. Estas opciones permiten o prohíben lo siguiente:
 
Privilegio
Todo
modificable
Todo de sólo vista
Todo sin acceso
Ver todas las presentaciones
Permitido
Permitido
Prohibido
Duplicar y eliminar todas las presentaciones
Permitido
Prohibido
Prohibido
Crear nuevas presentaciones
Permitido
Prohibido
Prohibido
Entrar en el modo Presentación para realizar cambios de diseño
Permitido
Prohibido
Prohibido
3.
Para establecer privilegios individuales para cada presentación del archivo, en Presentación, seleccione Privilegios personalizados. En el cuadro de diálogo Privilegios de presentación personalizados, seleccione una presentación (o Cualquier presentación nueva para configurar los privilegios de una presentación creada posteriormente) y configure los privilegios que desee para ella. Cuando haya terminado de configurar los privilegios para presentaciones individuales, haga clic en Aceptar.
Consejo  También puede configurar privilegios individuales para varias presentaciones a la vez seleccionando primero varias presentaciones en el cuadro de diálogo Privilegios de presentación personalizados. Consulta la sección Notas que aparece a continuación.
 
Para
En el cuadro de diálogo
Privilegios de presentación personalizados
Permitir ver la presentación, cambiar su diseño en el modo Presentación y eliminarla
En Presentación, seleccione Modificable.
Permitir ver la presentación únicamente (prohibir cambios de diseño)
En Presentación, seleccione Sólo vista.
Prohibir ver la presentación
En Presentación, seleccione Sin acceso.
Permitir ver datos, editarlos y crear y eliminar registros en la presentación
En Registros a través de esta presentación, seleccione Modificable.
Permitir ver datos (prohibir editarlos y crear y eliminar registros) en la presentación
En Registros a través de esta presentación, seleccione Sólo vista.
Prohibir ver los datos en la presentación. (El usuario verá <Sin acceso> en cada campo en lugar de los datos del campo).
En Registros a través de esta presentación, seleccione Sin acceso.
Permitir la creación de nuevas presentaciones y duplicar cualquier presentación que se pueda ver
Seleccione Permitir la creación de presentaciones nuevas.
Importante  En el cuadro de diálogo Privilegios de presentación personalizados, las opciones Sólo vista y Sin acceso de Registros a través de esta presentación solo protegen una única vista de los datos de cada una de las presentaciones y puede que no protejan todas las instancias de los datos, como los guiones que acceden a los datos y las relaciones que muestran los datos en otros archivos. Para limitar el acceso a todas las ocurrencias de tablas, registros o campos específicos sin importar dónde se muestren o se acceda a ellos, utilice los privilegios de acceso a los registros. Consulte Cómo interactúan los privilegios de presentación y los de registro y Editar privilegios de acceso a registros.
4.
En el cuadro de diálogo Editar conjunto de privilegios, defina cualquier otro privilegio para el conjunto de privilegios.
Para obtener más información sobre los diferentes privilegios que puede definir, consulte:
 •
Editar privilegios de acceso a registros
 •
Editar privilegios de listas de valores
 •
Editar privilegios de guiones
 •
Editar privilegios ampliados para un conjunto de privilegios
 •
Editar otros privilegios
5.
Cuando haya terminado de editar el conjunto de privilegios, haga clic en Aceptar.
Puede ver el cuadro de diálogo Gestionar seguridad.
6.
Realice una de las opciones siguientes:
 •
Cuando haya terminado de trabajar con cuentas y privilegios, haga clic en Aceptar.
 •
Para asignar el conjunto de privilegios a una o más cuentas, consulte Crear cuentas o Editar cuentas existentes.
Notas
 •
Los privilegios de acceso a los registros se siguen aplicando y pueden limitar el acceso a ciertas tablas, campos y registros. Consulte Editar privilegios de acceso a registros y Cómo interactúan los privilegios de presentación y los de registro.
 •
Para cambiar el orden de las presentaciones mostradas en el cuadro de diálogo Privilegios de presentación personalizados, haga clic en una de las cabeceras de columna para ordenar la lista por esa columna. Para cambiar el orden ascendente o descendente, haga clic de nuevo en la cabecera.
 •
Puede seleccionar varias presentaciones en el cuadro de diálogo Privilegios de presentación personalizados para configurar privilegios para varias presentaciones a la vez:
 •
Para seleccionar varias presentaciones, pulse la tecla Ctrl (Windows) o Comando (OS X) mientras hace clic en los nombres de las presentaciones.
 •
Para seleccionar un rango de presentaciones adyacentes, haga clic en la primera presentación y luego pulse la tecla Mayús y haga clic en la última presentación del rango.
 •
Para seleccionar todas las presentaciones, haga clic en Seleccionar todo.