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Configurar la acción de importación y asignar campos al importar

Al importar datos a un archivo existente de FileMaker Pro, aparece el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación después de seleccionar el archivo o el origen de datos que desea importar. Utilice este cuadro de diálogo para especificar las siguientes opciones de importación:

•	Importar acción: especifique cómo importar los datos al archivo existente. Puede añadir nuevos registros al archivo, reemplazar registros existentes en el archivo o actualizar registros coincidentes en el archivo. Consulte Métodos de importación de datos a archivos existentes.

•	Asignación de campos: especifique la ubicación en la que se importarán los datos, asignando los campos de la base de datos a los campos del origen de datos que está importando.

Para configurar la acción de importación y asignar campos al importar:

1.	Si todavía no lo ha hecho, seleccione el archivo o el origen de datos que desea importar al archivo de FileMaker Pro existente.

Siga las instrucciones aportadas en Importar datos a archivos existentes, Importar de una vez una carpeta de archivos, Importar datos Bento (OS X) o Importar datos XML. Verá el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación.

2.	Si va a importar datos desde otro archivo de FileMaker Pro y este archivo contiene varias tablas, seleccione la tabla de la que desea importar en la lista Origen.

3.	En el área Importar acción, elija el tipo de importación que desea realizar.

Importante  La actualización de los registros coincidentes o existentes sobrescribe los datos del archivo de destino y es un proceso irreversible. Elija el menú Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo de destino. Debe conocer con seguridad cómo se realiza la actualización de los registros. Consulte Métodos de importación de datos a archivos existentes.

 

Para	Seleccionar
Añadir nuevos registros al final del archivo de destino	Añadir nuevos registros Nota  Si la tabla a la que está importando datos está vacía, solo podrá seleccionar Añadir nuevos registros; las otras opciones descritas a continuación no estarán disponibles porque no hay ningún dato que actualizar.
Actualizar el conjunto encontrado de registros del archivo de destino con los registros que está importando del origen, en orden, empezando por el primer registro de cada archivo	Actualizar registros existentes en el conjunto hallado Para añadir también registros adicionales del archivo de origen como nuevos registros en el archivo de destino, seleccione Añadir los datos restantes como nuevos registros.
Actualizar datos del archivo de destino con los datos de los registros coincidentes del origen	Actualizar registros coincidentes en el conjunto hallado Para añadir también registros del archivo de origen que no tengan registros coincidentes en el archivo de destino, seleccione Añadir los datos restantes como nuevos registros.

4.	Si el primer registro de los datos que está importando contiene nombres de campo (encabezados de columna) en lugar de datos, seleccione No importar el primer registro (contiene nombres de campos).

Si selecciona No importar el primer registro (contiene nombres de campos), se omitirá el primer registro durante la importación.

5.	Arrastre los campos de Campos de destino para alinearlos con los campos o datos de Campos de origen e indicar dónde se importarán o actualizarán los datos de origen.

Para alinear un campo, mueva el puntero sobre el icono que hay junto al nombre de un campo de destino de la lista. Cuando el puntero cambia a flecha doble , arrastre el campo a una nueva ubicación.

Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones para alinear los campos de origen y destino:

•	Para previsualizar los datos que está importando, haga clic en las flechas ubicadas debajo de las listas de campos.

•

Para crear o cambiar campos en la tabla a la que está importando, haga clic en Gestionar base de datos. En el cuadro de diálogo Gestionar base de datos, realice los cambios y haga clic en Aceptar (Si el botón Gestionar base de datos aparece atenuado, puede que no tenga los suficientes privilegios de acceso o que la base de datos esté compartida en red y no se permita realizar actualmente modificaciones en ella. Para obtener más información sobre cómo cambiar las bases de datos compartidas, consulte Compartir y alojar archivos.)

•	Para volver a ordenar todos los campos de destino a la vez, seleccione una de las siguientes opciones del menú Organizar por:

 

Elija esta opción	Para enumerar los campos por
Nombres coincidentes	Los nombres de campos que coincidan en la tabla de destino y en el origen. FileMaker Pro agrupa los nombres de campos dinámicamente cada vez que selecciona esta opción. (Si los datos de origen no contienen nombres de campo, esta opción no estará disponible.)
Último orden	El orden utilizado la última vez que FileMaker Pro importó datos a esta tabla o el orden predeterminado (orden de creación).
Orden de creación	El orden en que se crearon los campos.
Nombres de campo	Orden alfabético.
Tipos de campo	Tipo de campo.
Orden personalizado	Un orden personalizado (que puede crear arrastrando nombres de campo).

Nota  Los datos del campo de origen no se importarán cuando:

•	El campo de origen no esté alineado con un campo de destino. Arrastre un campo de destino para alinearlo con cada campo de origen que desea importar. Cree un nuevo campo de destino si es necesario.

•

El símbolo aparece entre los campos de origen y destino e indica que el tipo de campo de destino no admite los datos del campo de origen. No puede importar datos en campos de sumario o cálculo o importar tipos de datos no coincidentes, como, por ejemplo, datos de contenedor en un campo de texto. (El símbolo también puede indicar que los privilegios de acceso no permiten importar datos en un campo de destino concreto.)

6.	En el espacio entre cada par de campos de la lista, haga clic en el símbolo de asignación de campos una o varias veces para indicar la asignación de campos que desea que se realice.

Siga haciendo clic hasta que el símbolo ubicado entre los campos indique la asignación que desea. Para obtener una descripción de cada símbolo, consulte el área Asignación de campos. Puede optar por importar o no cada campo al campo de destino, o utilizar un par de campos como campo coincidente para actualizar los registros coincidentes.

Consejo  También puede configurar la asignación para varios campos al mismo tiempo. En primer lugar, para seleccionar los campos de destino que desea cambiar, mantenga pulsada la tecla Ctrl (en Windows) o Comando (en OS X) y haga clic en cada uno de los campos de destino. (También puede seleccionar un intervalo de campos adyacentes. Para ello, haga clic en el primer campo, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en el último campo del intervalo.) A continuación, haga clic en el símbolo de asignación de campos de uno de los campos seleccionados hasta que todos indiquen la asignación que desea. (También puede pulsar la barra espaciadora una o varias veces para cambiar el símbolo de asignación de campos).

7.	Si es necesario, en Juego de caracteres, seleccione la codificación de caracteres utilizada en el archivo de origen.

La lista Juego de caracteres puede estar atenuada o disponible:

•	Si la lista está atenuada, FileMaker Pro pudo determinar la codificación del archivo y la seleccionó automáticamente.

•

Si la lista se encuentra disponible, FileMaker Pro no pudo determinar la codificación del archivo y ha intentado seleccionar una codificación de caracteres adecuada según su sistema operativo y el formato de archivo que está importando. Es posible que deba cambiar la codificación seleccionada por FileMaker Pro. Si selecciona una codificación diferente, FileMaker Pro digitalizará los datos de importación y mostrará un mensaje de alerta si los datos contienen caracteres no válidos en el conjunto de caracteres seleccionado.

Nota  Si va a importar un archivo de texto Unicode de 16 bits (UTF-16), el archivo debe contener una Marca de orden de byte (BOM) estándar de Unicode. Si falta el orden BOM, FileMaker Pro no podrá reconocer correctamente la codificación de archivo.

8.	Haga clic en Importar.

Puede ver el cuadro de diálogo Opciones de importación, que aparece cuando:

•	el archivo de destino tiene campos para los que se han activado las opciones de entrada de datos automática (autointroducir)

•	importa y añade nuevos registros de un archivo de FileMaker Pro con campos repetidos.

9.	Si aparece el cuadro de diálogo Opciones de importación, seleccione una o varias de las siguientes opciones y, a continuación, haga clic en Importar.

 

Para	Realice lo siguiente
Introducir automáticamente nuevos datos en campos definidos con opciones de introducción automática (Por ejemplo, para introducir la fecha en el campo Fecha de modificación.)	Seleccione Ejecutar opciones de entrada automática durante la importación. De lo contrario, no se introducirán los valores de introducción automática. Nota  Al importar a campos configurados para la introducción automática de un valor (como un nombre de modificador, una fecha u hora de modificación o datos de búsqueda), anule la selección de esta opción a menos que desee que los datos introducidos automáticamente sobrescriban los datos que está importando.
Especificar cómo importar datos de campos repetidos en el archivo de origen	Seleccione:  • Conservándolos en el registro original para mantener los campos como campos repetidos.  • Separándolos en diferentes registros para importar cada valor repetido a un registro diferente. (Utilice esta opción para trabajar con valores individuales de campos repetidos, como, por ejemplo, para ordenarlos o resumirlos). Nota  Al dividir datos de campos repetidos en diferentes registros, todos los campos no repetidos que importe se duplicarán en cada uno de los registros independientes. Por ejemplo, si un registro del archivo de origen tiene valores en tres repeticiones y los divide en registros independientes, se importarán tres registros, cada uno de ellos idéntico, salvo en los valores de los campos repetidos.

10.	En el cuadro de diálogo Resumen de importación de registros, observe el número de registros importados y los datos que se omitieron. A continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Resumen de importación de registros muestra tres estadísticas que indican los registros importados y los datos omitidos:

 

Estadística	Descripción
Total de registros añadidos/actualizados	El número total de registros añadidos y actualizados en el archivo de destino durante el proceso de importación. Nota  Esta cifra incluirá varias actualizaciones del mismo registro si actualiza registros coincidentes y varios registros del archivo de origen coinciden con un registro del conjunto encontrado del archivo de destino. Consulta la sección Notas en Métodos de importación de datos a archivos existentes.
Total de registros omitidos debido a errores	El número de registros del archivo de destino omitidos debido a:  • Errores de privilegios: Los privilegios de acceso prohíben la modificación de uno o varios registros.  • Registros bloqueados: No se pueden modificar uno o varios registros porque se está accediendo a ellos desde otra ubicación; por ejemplo, pueden estar siendo usados en otra ventana por el mismo usuario o (si el archivo está compartido) por otros clientes.  • Errores de validación: No se pueden modificar uno o varios registros porque no se cumplen los requisitos de validación de campos en el nivel de registros, y el registro no pudo ser consignado. Consulte Validar datos durante la importación.
Total de campos omitidos debido a errores	El número de campos del archivo de destino omitidos debido a:  • Errores de validación: No se pudieron importar uno o varios campos porque los datos no cumplen los requisitos de validación definidos para el campo. Consulte Validar datos durante la importación.  • Errores de privilegios: Los privilegios de acceso prohíben la modificación de uno o varios campos. Los campos omitidos no impiden la actualización de los demás campos del mismo registro.

Notas

•

Si está importando una gran cantidad de datos, es posible que vea el cuadro de diálogo Importar que muestra el progreso de la importación. Para detener la importación, haga clic en Detener. Los registros que ya se han importado permanecen en el archivo de destino (la importación no se invierte). Para eliminar permanentemente los registros ya importados, elija el menú Registros > Eliminar todos los registros.

•	Los registros que importe se convertirán en el conjunto encontrado. Después de la importación, compruebe los datos del conjunto encontrado. Elija el menú Registros > Mostrar todos los registros.

•	Si está actualizando registros, asegúrese de que los registros sean correctos antes de descartar la copia de seguridad del archivo.