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Trabajar con datos en la vista Tabla

Cuando visualiza registros en una tabla, FileMaker Pro presenta los datos en filas y columnas. Cada fila muestra un registro y cada columna muestra un campo. En el formato similar al de una hoja de cálculo de la vista Tabla, puede añadir, modificar y eliminar datos, y crear informes rápidos y gráficos. Para obtener información sobre los informes rápidos, consulte Crear informes dinámicos en la vista Tabla. Para obtener información sobre los gráficos rápidos, consulte Crear gráficos rápidos.

Trabajar con campos

Mientras ve datos en la Vista tabla en el modo Visualizar, puede crear, modificar o eliminar campos.

Nota  Para modificar campos en la Vista tabla, debe iniciar sesión con el conjunto de privilegios Acceso total.

 

Para	Realice lo siguiente
Crear un campo	Para el primer campo, haga clic en Crear campo en la cabecera de la primera columna de la tabla. Para crear campos adicionales, haga clic en + en la cabecera de columna. Se añade una nueva columna a la derecha de la tabla. Para cancelar la creación del campo nuevo, pulse Esc antes de enviar el cambio. Puede impedir que los campos nuevos que cree se sitúen automáticamente en la presentación actual, para lo que tiene que anular la selección de Añadir los nuevos campos a la presentación actual en el cuadro de diálogo Preferencias. Consulte Configurar preferencias de presentación.
Cambiar el nombre de un campo	Haga doble clic en la cabecera de la columna del campo cuyo nombre desee cambiar y escriba el nombre nuevo. Para descartar los cambios en el nombre del campo, pulse Esc antes de salir de la cabecera de la columna. Consejo  Puede pulsar la tecla Tabulador o Mayús-Tabulador para modificar los nombres de campos. Si pulsa la tecla Tabulador en la cabecera de columna ubicada en el extremo derecho, FileMaker Pro creará una nueva columna. Para obtener información sobre los nombres de campos, consulte Asignar nombres a los campos.
Elegir un tipo de campo	Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna, seleccione Campo > Tipo de campo para mostrar un menú abreviado y, a continuación, elija un tipo de campo. Para obtener más información sobre los tipos de campos, consulte Seleccionar un tipo de campo. El tipo de campo predeterminado es Texto.
Establecer opciones de campo	Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna y, a continuación, elija Campo > Opciones de campo. Consulte Configurar opciones de campos.
Ordenar registros por uno o varios campos	Seleccione una cabecera de columna y, de forma opcional, pulse la tecla Ctrl (Windows) o Comando (OS X) mientras hace clic en las cabeceras adicionales. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de columna y seleccione Ordenar en orden ascendente u Ordenar en orden descendente. Aparecerá un icono en la cabecera de columna que indica la opción de ordenación. Si selecciona varias columnas, el orden de las mismas determina el tipo de ordenación.
Eliminar un campo de un tipo de ordenación de varios campos	Seleccione una cabecera no ordenada para anular la selección de las columnas que está ordenando, haga clic con el botón derecho en la cabecera que desea eliminar y seleccione Eliminar <nombre de campo> de Ordenar. Puede pulsar la tecla Ctrl (Windows) o Comando (OS X) mientras hace clic en varias cabeceras para eliminar varios campos del tipo de ordenación.
Ordenar registros por una lista de valores predefinidos	Seleccione cualquier cabecera de columna, haga clic con el botón derecho del ratón, seleccione Ordenar por lista de valores y, a continuación, elija una lista de valores.
Eliminar uno o varios campos del tipo de ordenación y volver a ordenar	Ordene el archivo por dos o más campos, seleccione la cabecera de columna que desea eliminar del tipo de ordenación y haga clic con el botón derecho en ella. A continuación, seleccione Eliminar <nombre de campo> de Ordenar. Al soltar el botón del ratón, los datos se vuelven a ordenar en función de los campos que permanecen en el tipo de ordenación. Consejo  Haga clic en la opción Ordenar de la barra de herramientas de estado para ver el tipo de ordenación actual.
Anular la ordenación del archivo	Haga clic con el botón derecho en cualquier cabecera de columna y seleccione Desordenar.
Mostrar más campos u ocultar campos	• Haga clic en Modificar en la barra de presentación y utilice las opciones del cuadro de diálogo Modificar vista tabla. Consulte Mostrar y ocultar campos en la vista Tabla.  • O bien, haga clic con el botón derecho en la cabecera de una columna y, a continuación, elija Campo > Ocultar campo para ocultar el campo seleccionado. Para mostrar un campo oculto en la Vista tabla, haga clic con el botón derecho del ratón en el signo + de la cabecera de columna y, a continuación, elija un campo de la lista de campos existentes.
Eliminar un campo	Haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna y, a continuación, elija Campo > Eliminar campo. Consulte Eliminar definiciones de tablas, definiciones de campos y datos. Importante  Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no necesita ninguno de los datos que contiene.

Trabajar con registros

Mientras ve datos en la Vista tabla en el modo Visualizar, puede agregar, duplicar, ordenar o eliminar registros.

 

Para	Realice lo siguiente
Agregar un registro nuevo	Introduzca los datos en el registro en blanco ubicado en la parte inferior de la tabla. Haga clic en en el margen izquierdo, en la parte inferior de la tabla. Se añadirá una fila nueva al final de la tabla:  • si los registros no se han ordenado. o  • si ha anulado la selección de Mantener registros en orden en el cuadro de diálogo Ordenar registros. Para los datos ordenados, se agregará una fila nueva a la última fila de la categoría ordenada para la fila seleccionada en ese momento. Al añadir un nuevo registro, éste se convierte en la fila actual.
Duplicar un registro	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del registro que desee duplicar y elija Duplicar registro.
Copiar los datos de un registro	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del registro que desee copiar y elija Copiar registro. Puede pegar los datos copiados y separados por tabuladores en un campo o en Microsoft Excel.
Ordenar registros	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo y elija Ordenar registros. Utilice el cuadro de diálogo Ordenar registros para especificar cómo desea ordenarlos. Consulte Opciones para ordenar registros.
Guarde los datos como un archivo de Microsoft Excel o un archivo PDF de Adobe, o bien guarde el conjunto de registros encontrados actual como un enlace a snapshot.	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo y elija una de las opciones del menú abreviado Guardar/enviar registros como. Consulte Guardar y enviar registros en otros formatos.
Enviar mensajes de correo electrónico basados en datos de registros	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo del registro y elija Enviar correo. Consulte Enviar mensajes de correo electrónico basados en datos de registros.

Establecer opciones de visualización para la Vista tabla

Mientras ve los datos en la vista Tabla en el modo Visualizar, puede cambiar el tamaño o el orden de las columnas, modificar el fondo o cambiar los colores, o restaurar la configuración de visualización predeterminada.

 

Para	Realice lo siguiente
Ordenar de nuevo las columnas	Arrastrar una cabecera de columna a una nueva ubicación.
Cambiar el tamaño de una columna	Mueva el puntero al borde de la cabecera de la columna. Cuando el puntero cambia a una doble flecha, arrástrelo al tamaño deseado.
Establecer una anchura de columna precisa	Seleccione una o más cabeceras de columnas. Haga clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, seleccione Vista Tabla > Establecer anchura de columna en el menú abreviado. En el cuadro de diálogo, introduzca una anchura y seleccione una unidad de la lista y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Modificar las propiedades de la vista Tabla	Haga clic con el botón derecho en una cabecera de columna, o en el margen izquierdo o derecho y, a continuación, seleccione Vista Tabla > Editar propiedades.
Cambiar el color del fondo	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo de un registro, seleccione Color de la parte en el menú abreviado y, a continuación, elija un color. El color de la fila para agregar nuevos registros y la columna para agregar nuevos campos será ligeramente más oscuro que el color principal del fondo.
Mostrar un color de fondo diferente para los registros alternos	Haga clic con el botón derecho del ratón en el margen derecho o izquierdo de un registro y elija un color del menú abreviado Color alternativo. Si ha personalizado el color o ha rellenado la parte con una imagen, ésta estará bloqueada.
Crear un informe dinámico	Puede agrupar los datos por un campo, mostrar los subtotales de un campo o crear subtotales para cada grupo de datos. Si ha personalizado el color o ha rellenado la parte con una imagen, ésta estará bloqueada.
Restaurar la configuración de visualización predeterminada	Haga clic con el botón derecho en una cabecera de columna, o en el margen izquierdo o derecho y, a continuación, seleccione Vista Tabla > Restablecer en el menú abreviado. Nota  Restablecer la vista Tabla solamente cambia la configuración del aspecto de la tabla. Por ejemplo, elimina todos los Subtotales iniciales o finales y rellena los colores que ha agregado a la tabla. Restablecer una tabla no tiene ningún efecto sobre los datos. Por ejemplo, si ha creado campos y añadido registros en la tabla, restablecerla no eliminará los campos ni los registros.

Notas

•

Para utilizar la cabecera de la columna a fin de crear campos en la vista Tabla, debe seleccionar la opción Incluir cabeceras de columna en las propiedades de la vista Tabla. Para mostrar las propiedades de la vista Tabla, haga clic con el botón derecho en una cabecera de columna, o en el margen izquierdo o derecho y, a continuación, seleccione Vista Tabla > Editar propiedades. Consulte Configurar vistas de formulario, lista y tabla para una presentación.

•	No puede utilizar la vista Tabla para cambiar el esquema de las tablas relacionadas o de fuentes de datos externas. Para modificar el esquema de las tablas relacionadas, utilice el cuadro de diálogo Gestionar base de datos.

•	Para volver a ordenar, cambiar el tamaño o bien ordenar datos en la Vista tabla, puede seleccionar varias columnas pero no puede seleccionar varias celdas.

•	La vista Tabla muestra campos del cuerpo de la presentación actual. Si una presentación contiene un portal, la Vista tabla muestra los datos del primer registro relacionado (la primera fila del portal).

•	Los campos globales muestran un valor para todos los registros. Puede editar un campo global en una fila de la tabla. Consulte Definir campos globales (campos con almacenamiento global).

•	Los elementos emergentes no aparecen en la vista Tabla a menos que se encuentren en la parte de cabecera o pie de página.