Relaciones
Una relación constituye un método muy potente para organizar los datos. Con una relación, puede unir datos de una o más tablas basándose en valores de campo comunes, valores de campo diferentes o en una comparación de valores en dos o más campos.
Después de haber creado una relación, puede optar por una de las siguientes opciones para mostrar los datos de la tabla relacionada:
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Diseñar una base de datos relacional, que es una o varias tablas en uno o más archivos que, cuando se utilizan de forma conjunta, contienen todos los datos que se necesitan para trabajar. Cada ocurrencia de los datos se guarda en una única tabla en cada momento, pero se puede tener acceso a los datos, que se pueden mostrar desde cualquier tabla relacional. Puede cambiar cualquier ocurrencia de los datos relacionados y estos cambios aparecerán reflejados en todas las ubicaciones en las que se utilicen esos datos relacionados.
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Definir una búsqueda para copiar los datos desde una tabla relacionada a un campo de la tabla de destino. Los datos copiados se almacenan entonces en dos ubicaciones, como si los hubiera copiado y pegado en un campo de destino. Los datos actualizados son actuales en el momento en el que se copian, pero una vez copiados permanecen estáticos a no ser que se vuelvan a actualizar o que la búsqueda se active de nuevo.
Importante  Siempre que quiera utilizar los datos de otra tabla (ya sea de una base de datos relacional o de una búsqueda), debe definir primero una relación entre las dos tablas.
Por ejemplo, una base de datos típica denominada Ventas puede tener estas tablas: una tabla Facturas, que mantiene un registro de cada factura; una tabla Productos, que guarda los productos y sus precios actuales; y una tabla ElementosLínea, que guarda los datos de ventas de cada línea de la factura, incluyendo el elemento que se está vendiendo, la cantidad y el precio al que se ha vendido. Como las facturas son una mezcla de datos dinámicos y estáticos, puede utilizar tanto los campos relacionados como las búsquedas para mostrar los datos. Los registros de la tabla ElementosLínea se muestran dinámicamente en un portal en la presentación Facturas, pero se introduce el precio de venta actual de cada elemento de línea mediante una actualización; por tanto, el total de facturación sigue siendo el mismo, aunque los precios cambien en una fecha futura.
Puede crear una base de datos relacional al definir una relación entre dos campos, llamada campos coincidentes. Estos campos pueden encontrarse en tablas diferentes o pueden estar en la misma tabla (una autounión). Puede acceder a los datos relacionados cuando el valor de los campos coincidentes de una parte de la relación se compare correctamente con el valor de los campos coincidentes de la otra parte de la relación, en función de los criterios que se hayan establecido en la relación.
Una vez que haya creado una relación, puede usar los campos de la tabla relacionada de la misma forma que si usara cualquier campo de la tabla actual: para mostrar datos en una presentación, como parte de una fórmula de cálculo, en un guión, como un campo coincidente para otra relación, etc.
Al mostrar datos relacionados en un portal, se muestran los valores de todos los registros relacionados, con arreglo a los privilegios de acceso del usuario. Si el campo relacionado no está en un portal, se muestra el valor del primer registro relacionado. Consulte Crear portales para mostrar registros relacionados.
Nota  Utilice privilegios de acceso en la tabla de origen para limitar o evitar el acceso a los datos relacionados. Por ejemplo, los usuarios deben tener privilegios de acceso para ver un campo coincidente relacionado para comprobar los campos relacionados de esa relación. Consulte Crear y gestionar conjuntos de privilegios.
Puede ordenar registros relacionados antes de mostrarlos. Cuando coloca un campo relacionado directamente en una presentación, puede ver el valor del primer registro relacionado en el tipo de ordenación (como el valor inferior o superior). Cuando muestra campos relacionados en un portal, los registros relacionados se muestran en el tipo de ordenación asignado al portal, que tiene prioridad sobre cualquier tipo de ordenación en la definición de la relación.
Notas
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Las relaciones se pueden basar en uno o varios campos coincidentes de cada tabla. Estos campos coincidentes deben ser del mismo tipo, por ejemplo, campos numéricos o un campo de cálculo que devuelve un resultado numérico.
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Las relaciones siempre se crean entre dos tablas, o, en el caso de las relaciones con autounión, dos ocurrencias de la misma tabla en el gráfico de relaciones. Es posible conectar relaciones entre sí en una serie y acceder a los datos relacionados desde cualquier punto de dicha serie, pero cada relación se crea exclusivamente entre dos tablas.
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Dos o más tablas relacionadas no pueden formar un ciclo. Cada serie de relaciones debe tener una tabla inicial y una tabla final.
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La única limitación para el número de relaciones la establece el espacio del disco.
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Las relaciones son bidireccionales, aunque es posible definir opciones independientes de ordenación, creación y eliminación de registros para cada una de las tablas de la relación.
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Es posible añadir a una relación tantos pares de campos coincidentes como sea necesario hasta poder establecer los criterios de relación deseados.
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Como se puede asignar un tipo de ordenación a un portal, puede mostrar los datos de una única relación en varios portales de la misma página y utilizar un tipo de ordenación diferente para cada portal.
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Antes de que comience a crear una base de datos relacional, se aconseja planificarla primero en papel. Consulte Planificar bases de datos.
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