Een invoerlijst voor gegevensinvoer definiëren
Als in een veld dezelfde verzameling waarden voor vele of alle records wordt gebruikt, kunt u een invoerlijst maken waarin gebruikers een waarde kunnen selecteren. In een invoerlijst kunt u veelgebruikte waarden voor tekst, getallen, datums en tijden opnemen. Vervolgens maakt u het veld zodanig op dat de waarden worden weergegeven in een venstermenu of keuzelijst, of als een verzameling selectievakjes of keuzerondjes.
Met behulp van invoerlijsten kan de gegevensinvoer sneller en nauwkeuriger verlopen. Bovendien kunt u records ook sorteren in de volgorde van een invoerlijst, bijvoorbeeld op maand of regio.
Wanneer u een invoerlijst definieert, kunt u de waarden uit een van drie bronnen verkrijgen:
 •
Uit een statische invoerlijst die u zelf maakt. Deze methode is de eenvoudigste manier om een invoerlijst te maken omdat u zelf de waarden invoert die u in de invoerlijst wilt weergeven. Deze methode is echter niet zo flexibel als wanneer u de invoerlijst baseert op de inhoud van het veld, omdat u de invoerlijst opnieuw moet definiëren om te wijzigen wat erin wordt weergegeven.
 •
Uit een veld in het huidige bestand of een ander bestand. Deze methode biedt flexibiliteit omdat de invoerlijst zichzelf dynamisch kan bijwerken op basis van de huidige waarden in een veld. Als het veld zich in een gerelateerde tabel bevindt, kunt u ervoor kiezen om alle waarden in het veld of alleen de gerelateerde waarden weer te geven.
 •
Uit een invoerlijst die al in een ander bestand is gedefinieerd. Als de gewenste invoerlijst al in een ander bestand is gedefinieerd, kunt u de invoerlijst uit dat bestand gebruiken in plaats van deze opnieuw te maken.
Een veldobject instellen om een invoerlijst te gebruiken bestaat uit twee stappen:
 •
Volg eerst de instructies hieronder om de inhoud van een invoerlijst te definiëren (de waarden die u in de lijst wilt weergeven).
 •
Stel ten slotte, in de lay-outmodus, een veldobject zodanig in dat dit de invoerlijst weergeeft als een venstermenu, een keuzelijst of als selectievakjes of keuzerondjes. Zie Een veld zodanig instellen dat het als een venstermenu, een groep selectievakjes of een ander besturingselement wordt weergegeven voor meer informatie.
Zo definieert u een invoerlijst door een lijst van waarden te creëren:
1.
Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Invoerlijsten.
In de lay-outmodus kunt u ook op de statusbalk klikken op Beheren en vervolgens Invoerlijsten kiezen.
2.
Klik in het dialoogvenster Invoerlijsten beheren op Nieuw.
3.
Typ in het dialoogvenster Invoerlijst bewerken een naam in het invoervak Naam invoerlijst.
4.
Selecteer Eigen waarden gebruiken en typ elke waarde op een afzonderlijke regel, in de volgorde waarin u ze wilt weergeven.
Druk na het invoeren van een waarde op Enter (Windows) of Return (Mac OS) om de regels met waarden van elkaar te scheiden.
Tip  Als u een scheidingsteken wilt plaatsen tussen items in een venstermenu of keuzelijst, of als u spaties wilt plaatsen tussen keuzerondjes of selectievakjes, voegt u een aparte regel in op de positie waar u een scheidingslijn of spatie wilt plaatsen en typt u een koppelteken.
5.
Klik tweemaal op OK om zowel het dialoogvenster Invoerlijst bewerken als het dialoogvenster Invoerlijsten beheren te sluiten.
6.
Voeg de invoerlijst toe aan een veld in de lay-out.
Zie Een veld zodanig instellen dat het als een venstermenu, een groep selectievakjes of een ander besturingselement wordt weergegeven voor meer informatie.
Zo definieert u een invoerlijst met waarden uit het huidige of een ander bestand:
1.
Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Invoerlijsten.
In de lay-outmodus kunt u ook op de statusbalk klikken op Beheren en vervolgens Invoerlijsten kiezen.
2.
Klik in het dialoogvenster Invoerlijsten beheren op Nieuw.
3.
Typ in het dialoogvenster Invoerlijst bewerken een naam in het invoervak Naam invoerlijst.
4.
Selecteer Waarden gebruiken van veld.
5.
In het dialoogvenster Velden opgeven voor invoerlijst selecteert u in Waarden van 1e veld gebruiken de tabel die het gewenste veld bevat en selecteert u daarna dat veld in de lijst.
Als de gewenste tabel zich in een ander bestand bevindt en niet in de lijst is vermeld, kiest u Database beheren in de lijst Waarden van 1e veld gebruiken en voegt u de tabel aan de relatiegrafiek toe. Zie Relaties maken voor meer informatie.
6.
Kies of u alle waarden in het veld of alleen gerelateerde velden wilt weergeven:
 •
Als u alle veldwaarden in de invoerlijst wilt opnemen, selecteert u Alle waarden.
 •
Als u alleen gerelateerde waarden in de invoerlijst wilt opnemen, selecteert u Alleen gerelateerde waarden opnemen vanaf en kiest u in de lijst een gerelateerde tabel. De invoerlijst bevat dan alleen veldwaarden uit records die beantwoorden aan de relatiecriteria die zijn opgegeven tussen de gerelateerde tabel en de tabel die het veld bevat dat in de lijst Waarden van 1e veld gebruiken is geselecteerd.
Zie Voorbeeld van een invoerlijst die alleen waarden uit gerelateerde velden bevat voor een voorbeeld van een invoerlijst die alleen gerelateerde waarden bevat.
7.
Als u ook gekoppelde waarden uit een tweede veld wilt weergeven, selecteert u Ook waarden tonen uit tweede veld, selecteert u de tabel die het gewenste veld bevat en selecteert u daarna dat veld in de lijst.
Gebruik deze optie als u de waarden uit een overeenkomend veld wilt weergeven achter de waarden in de invoerlijst. U kunt bijvoorbeeld naast onderdeelnummers de namen van de betreffende onderdelen weergeven om de gegevensinvoer te vereenvoudigen. Als Ook waarden tonen uit tweede veld grijs is weergegeven, selecteert u eerst een veld in de linkerlijst, zoals in stap 5 is beschreven.
Opmerking  Wanneer een invoerlijst waarden uit twee velden weergeeft, worden bij gegevensinvoer toch alleen gegevens ingevoerd uit het eerste veld dat is opgegeven in stap 5. Het tweede veld in de invoerlijst is alleen voor weergavedoeleinden en de waarde ervan wordt in geen enkel veld ingevoerd. U kunt echter een opzoekdefinitie gebruiken om de gegevens uit het tweede veld in te voeren. Zie Opzoekdefinities voor meer informatie.
8.
Als u een tweede veld hebt geselecteerd om waarden weer te geven, doet u het volgende:
 •
Kies het veld dat moet worden gebruikt voor de bepaling van de sorteervolgorde van de invoerlijst.
 •
Kies Alleen waarden van tweede veld om waarden uit het tweede veld weer te geven, maar de gegevens uit het eerste veld op te slaan.
Als u Alleen waarden van tweede veld niet inschakelt, worden in de invoerlijst beide velden weergegeven: zo worden in een venstermenu bijvoorbeeld beide velden weergegeven.
Overzicht van de werking van Alleen waarden van tweede veld weergeven:
 
Veld/besturingselement
Werking
Groep keuzerondjes, groep selectievakjes, venstermenu
Alleen de waarde van het tweede veld wordt weergegeven. Wanneer u uw selectie maakt, wordt de corresponderende waarde uit het eerste veld opgeslagen in de database.
keuzelijst
In het veld wordt de waarde van het eerste veld weergegeven. Wanneer u in het veld klikt, worden in de keuzelijst waarden uit het tweede veld weergegeven. Na een selectie wordt in de lijst weer de waarde uit het eerste veld weergegeven wanneer u het veld verlaat.
Opmerking  Wanneer u uw selectie maakt, wordt de corresponderende waarde uit het eerste veld opgeslagen in de database.
9.
Als u de waarden die zich in een tekstveld bevinden in de woordenboeksorteervolgorde van een bepaalde taal wilt weergeven, selecteert u Waarden opnieuw sorteren op basis van en kiest u een taal. Anders worden de waarden gesorteerd in de indexvolgorde van de standaardtaal van het veld. Deze instelling wordt genegeerd voor andere typen velden.
Zie Een taal voor het indexeren of sorteren kiezen voor meer informatie.
10.
Klik op OK om het dialoogvenster Velden opgeven voor invoerlijst te sluiten.
11.
Klik tweemaal op OK om zowel het dialoogvenster Invoerlijst bewerken als het dialoogvenster Invoerlijsten beheren te sluiten.
12.
Voeg de invoerlijst toe aan een veld in de lay-out.
Zie Een veld zodanig instellen dat het als een venstermenu, een groep selectievakjes of een ander besturingselement wordt weergegeven voor meer informatie.
Zo definieert u een invoerlijst op basis van een invoerlijst uit een ander bestand:
1.
Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Invoerlijsten.
In de lay-outmodus kunt u ook op de statusbalk klikken op Beheren en vervolgens Invoerlijsten kiezen.
2.
Klik in het dialoogvenster Invoerlijsten beheren op Nieuw.
3.
Typ in het dialoogvenster Invoerlijst bewerken een naam in het invoervak Naam invoerlijst.
4.
Selecteer Invoerlijst gebruiken uit ander bestand en selecteer in die lijst een bestandspad, of definieer er één, dat verwijst naar het bestand dat de invoerlijst bevat die u wilt gebruiken.
Zie Bestandspaden maken voor meer informatie over bestandspaden.
5.
Selecteer in de lijst Invoerlijst de invoerlijst uit het andere bestand.
Bepaalde invoerlijsten zijn mogelijk grijs weergegeven en kunnen bijgevolg niet worden geselecteerd. Die invoerlijsten zijn gedefinieerd om alleen gerelateerde waarden uit een veld weer te geven en er kan niet rechtstreeks naar worden verwezen vanuit een ander bestand. Gebruik daarentegen de optie Waarden gebruiken van veld. (U moet ook de tabel uit het andere bestand toevoegen aan de relatiegrafiek in het huidige bestand.) Als u dit type invoerlijst wilt maken, volgt u de hierboven vermelde instructies voor het definiëren van een invoerlijst op basis van waarden in een veld.
6.
Klik tweemaal op OK om zowel het dialoogvenster Invoerlijst bewerken als het dialoogvenster Invoerlijsten beheren te sluiten.
7.
Voeg de invoerlijst toe aan een veld in de lay-out.
Zie Een veld zodanig instellen dat het als een venstermenu, een groep selectievakjes of een ander besturingselement wordt weergegeven voor meer informatie.
Zo wijzigt, dupliceert of verwijdert u een invoerlijst:
1.
Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Invoerlijsten.
In de lay-outmodus kunt u ook op de statusbalk klikken op Beheren en vervolgens Invoerlijsten kiezen.
2.
Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Invoerlijsten beheren:
 
Als u dit wilt doen
Gaat u als volgt te werk
Waarden in een invoerlijst wijzigen en de manier wijzigen waarop waarden in een dynamische lijst worden gegenereerd
Selecteer de invoerlijst in de lijst met namen en klik op Bewerken. In het dialoogvenster Invoerlijst bewerken voert u de gewenste wijzigingen uit. Klik daarna op OK.
Opmerking  Als u een invoerlijst opnieuw definieert nadat gegevens zijn ingevoerd, krijgt u mogelijk onverwachte resultaten. Wanneer u een item van de invoerlijst bijvoorbeeld wijzigt van Accessoire in Accessoires, lijkt het alsof dit veld leeg is in lay-outs waarin het is opgemaakt als een selectievakje of keuzerondje. Daarnaast vindt u de bestaande records ook niet als u zoekt op Accessoires.
Een invoerlijst dupliceren
Selecteer de invoerlijst in de lijst met namen en klik op Dupliceren.
Een invoerlijst verwijderen
Selecteer de ongewenste invoerlijst in de lijst met namen en klik op Verwijderen. Klik opnieuw op Verwijderen in het bevestigingsvenster dat verschijnt.
3.
Klik in het dialoogvenster Invoerlijsten beheren op OK.
Opmerkingen
 •
Als u wilt dat een veld altijd de waarden in de invoerlijst gebruikt, ongeacht in welke lay-out het veldobject staat, geeft u een bevestigingsoptie op in de velddefinitie. Zie Veldbevestiging definiëren voor meer informatie.
 •
Als de invoerlijst die u definieert datums bevat, moet u controleren of de waarden jaartallen van vier cijfers bevatten, bijvoorbeeld 29-6-2014 en niet 29-6-14. Tijdens de gegevensinvoer zal een datumveld dat is opgemaakt om een invoerlijst weer te geven die datums met jaartallen van twee cijfers bevat, die jaartallen converteren naar jaartallen van vier cijfers, zoals in Conversie van datums met een jaartal van twee cijfers is beschreven.
 •
Velden van ODBC-gegevensbronnen kunnen worden gebruikt in invoerlijsten, maar character large objects (CLOB's) zoals lange tekstreeksen worden niet ondersteund.
 •
Voor invoerlijsten met ODBC-gegevens worden het privilege Geen toegang en het eigen privilege Beperkt niet ondersteund. Om te voorkomen dat een gebruiker ODBC-gegevens ziet in een invoerlijst, moet u beveiliging op rijniveau afdwingen in de externe SQL-database. Zie Privileges voor invoerlijsten bewerken.