Crear una solución

El primer paso para crear una solución es planificar su contenido, estructura y diseño. A continuación, ya puede crear un archivo de base de datos de FileMaker Pro y definir tablas y campos.

Una solución bien diseñada favorece la introducción y la recuperación de datos coherentes y reduce la existencia de datos duplicados en las tablas de la base de datos. Las tablas de una base de datos relacional funcionan de forma conjunta para garantizar la disponibilidad de los datos correctos cuando los necesite. Se recomienda planificar primero la base de datos sobre el papel.

1. Determine la finalidad de la base de datos o el problema que desea solucionar. Por ejemplo, "para llevar una lista de mis clientes", "para gestionar el inventario", "para calificar a los alumnos" o "para trabajar con datos en el equipo de escritorio, iPad o en un navegador web".

2. Piense en la información que almacenará en la base de datos. Normalmente, la información se divide en grandes categorías. La identificación precisa de estas categorías es vital para el diseño de una base de datos eficaz, ya que almacenará diferentes tipos y cantidades de datos en cada categoría. Por ejemplo, una base de datos concebida para realizar el seguimiento de las ventas incluirá categorías del tipo "clientes", "productos" y "facturas". Una base de datos para registrar las calificaciones de los alumnos incluirá categorías como "alumnos", "clases" y "trabajos".

3. Una vez que haya determinado estas grandes categorías, tenga en cuenta cómo se relacionan entre sí. Para ello, escriba frases sencillas que describan la forma en la que interactúan las categorías como, por ejemplo, "los clientes realizan pedidos de productos" y "las facturas registran los pedidos de los clientes". Cada uno de estos pares indica una relación entre los datos de una categoría y los datos de otra.

En la terminología de bases de datos, estas categorías de información reciben el nombre de tablas. Las tablas se utilizan para agrupar datos con un elemento o una finalidad común. Por ejemplo, puede utilizar una tabla para almacenar nombres y direcciones, y puede utilizar otra para almacenar información sobre transacciones como, por ejemplo, la fecha de venta, el número de artículo, el precio por unidad, etc.

•Una única tabla en un solo archivo. Utilice una única tabla si necesita supervisar datos de una sola categoría, como los nombres y las direcciones.

•Varias tablas en un único archivo. Utilice varias tablas si los datos son más complejos, como los clientes, los productos y las facturas.

•Varias tablas en varios archivos. Utilice varios archivos si necesita compartir los mismos datos entre diferentes soluciones de bases de datos. Por ejemplo, puede almacenar la información sobre los impuestos o los envíos en un archivo diferente si desea utilizar esa información en más de una solución.

Utilice las relaciones para compartir datos entre tablas del mismo archivo o con tablas de un archivo externo. Otros elementos de base de datos, como los guiones y los privilegios de acceso, se almacenan en un nivel de archivo. Por lo tanto, algunas soluciones complejas se beneficiarán del uso de varios archivos.

Nota FileMaker Pro es muy flexible, por lo que la decisión de almacenar datos en un único archivo o en varios archivos suele estar condicionada básicamente por la comodidad y la agrupación de los datos. Los datos almacenados en tablas se comparten fácilmente entre las tablas del mismo archivo y las de archivos externos usando relaciones, tal como se explica en Trabajar con tablas y archivos relacionados. Otros elementos, como los guiones y los privilegios de acceso, se almacenan en el nivel de archivo, por lo que algunas soluciones complejas pueden beneficiarse del uso de varios archivos.

Consejo Para facilitar la búsqueda y la ordenación de los registros, cree campos distintos para el nombre y los apellidos, el tratamiento de cortesía (como Sr. o Dr). y los elementos de direcciones (ciudad, estado o provincia, país y código postal). Si separa los datos en varios campos al introducir los datos, se facilitará el proceso de creación de futuros informes. Por ejemplo, si utiliza distintos campos para capturar información sobre las transacciones, como la fecha, el número de artículo, la cantidad y el precio por unidad de cada transacción, será más fácil compilar informes de sumario y subsumario al final de la semana, el mes o el año.

Por ejemplo, una base de datos de un negocio de panadería puede incluir las siguientes tablas: Una tabla Clientes, que almacena los detalles de los clientes; una tabla Productos, que contiene la información de los productos; una tabla Elementos de línea, que almacena la información de los productos vendidos y una tabla Facturas, que incluye los datos de los pedidos.

Cada tabla tiene solo un tema, y todos los campos de esa tabla hacen referencia únicamente a ese tema. Por ejemplo, los campos de un registro de la tabla Clientes almacenan toda la información sobre un cliente. Por este motivo, puede asignar a cada cliente un número de identificación exclusivo. No introduciría ningún número de identificación de cliente en la tabla a no ser que tuviera que añadir un cliente nuevo. Por lo tanto, la existencia de un número de cliente determina la existencia de un registro. La tabla Clientes puede también incluir campos para el nombre, la dirección y el número de teléfono del cliente.

La tabla Productos puede incluir campos para el número de identificación del producto, el precio por unidad de cada producto y la cantidad disponible en existencias. La tabla Elementos de línea puede incluir campos para los números de identificación de productos y facturas, así como para el nombre, el precio por unidad, la cantidad y el precio total de cada artículo vendido. La tabla Facturas puede incluir campos para el número de identificación de facturas, la fecha del pedido y el vendedor.

En función del tema de la tabla, puede comprobar en qué ubicación es más lógico almacenar los datos y dónde se deben utilizar los datos de una tabla relacionada. Todos los campos deberían aparecer solo una vez en la base de datos, a excepción de los campos coincidentes. Tache las ocurrencias de los campos que no pertenezcan al tema de la tabla.

9. Determine las relaciones existentes entre las tablas. En la planificación, dibuje una línea desde cada campo coincidente de una tabla al campo coincidente correspondiente de la tabla relacionada.

Las relaciones también permiten agrupar los datos para resolver consultas complejas. Por ejemplo, las relaciones pueden utilizarse para determinar los niveles de inventario actuales, las proyecciones de ventas y aquellas otras tareas en las que sea necesario consultar los datos de varias tablas. Consulte Trabajar con tablas y archivos relacionados.

11. Si va a diseñar una base de datos para que la utilicen otras personas, expóngales su planificación y pídales que la revisen y sugieran todos los cambios oportunos.

12. Determine quién va a usar la base de datos y si desea restringir su acceso. Al crear la base de datos, asigne privilegios de acceso según sea conveniente.

Por ejemplo, cree presentaciones independientes para los sobres o las etiquetas de impresión, o para trabajar en un dispositivo iOS (por ejemplo, un iPad o iPhone) o en un navegador web.

14. Cree un formulario que liste todos los archivos y las tablas que necesita y los campos para cada tabla. Enumere también los formularios y los informes que generará a partir de cada una de las tablas.

16. Si ha diseñado la base de datos para que la utilicen otros, pídales que la prueben. Solucione todos los problemas antes de facilitarla para uso general.