Skapa en lösning

När du vill skapa en lösning måste du börja med att planera innehållet, strukturen och utformningen. Därefter skapar du en databasfil i FileMaker Pro och definierar tabeller och fält.

En välplanerad lösning underlättar konsekvent inmatning och hämtning av data och minskar förekomsten av dubblerad information bland olika databastabeller. Tabeller i relationsdatabaser samverkar för att rätt information ska vara tillgänglig när du behöver den. Det kan vara bra att först planera databasen på papper.

1. Bestäm vilket ändamål databasen ska ha eller vilket problem du vill lösa. Några exempel är att "föra en lista över mina kunder", "hantera mina inventarier", "betygsätta mina elever" eller "arbeta med data på min stationära dator, på min iPad och i en webbläsare".

2. Fundera över vilken information som ska lagras i databasen. Information kan vanligen indelas i övergripande kategorier. För att du ska kunna utforma en effektiv databas är det viktigt att du identifierar de här kategorierna på rätt sätt, eftersom du kommer att lagra olika typer och mängder av information i de olika kategorierna. En databas som är avsedd för registrering av försäljning kan t.ex. innehålla kategorier som "kunder", "produkter" och "fakturor". En databas med elevbetyg kan innehålla kategorier som "elever", "klasser" och "uppgifter".

3. När du har fastställt de övergripande kategorierna bör du fundera över hur kategorierna hänger samman. Det här kan du göra genom att skriva enkla meningar som beskriver hur kategorierna samverkar, exempelvis "kunder beställer produkter" och "fakturor visar kunders beställningar". Vart och ett av de här paren antyder en relation mellan informationen i den ena kategorin och informationen i den andra.

Med databasterminologi kallas sådana informationskategorier för tabeller. Tabeller används för att gruppera data som har ett gemensamt element eller ett gemensamt ändamål. Du kan t.ex. använda en tabell för att lagra namn och adresser och en annan tabell för att lagra transaktionsinformation, t.ex. försäljningsdatum, artikelnummer, styckpris osv.

•En enda tabell i en enda fil. Använd en enstaka tabell om du bara behöver hålla reda på information i en kategori, t.ex. namn och adresser.

•Flera tabeller i en enda fil. Använd flera tabeller om du arbetar med mer komplex information, t.ex. kunder, produkter och fakturor.

•Flera tabeller i flera filer. Använd flera filer om du behöver använda samma information i flera olika databaslösningar. Du kan t.ex. lagra momssatser eller fraktinformation i en separat fil om du tänker använda den informationen i mer än en lösning.

Använd relationer om du vill dela data mellan tabeller i samma fil eller med tabeller i externa filer. Andra databaselement, t.ex. scripts och behörighet, lagras på filnivå och vissa komplicerade lösningar fungerar därför bättre med flera filer.

Obs! FileMaker Pro är mycket flexibelt och beslutet om huruvida du ska lagra data i en enda fil eller flera filer handlar därför oftast mest om presentation och bekvämlighet. Information som är lagrad i tabeller kan mycket lätt delas mellan tabeller i samma fil och tabeller i externa filer med hjälp av relationer, enligt beskrivningen i Arbeta med relaterade tabeller och filer. Andra element, t.ex. scripts och behörighet, lagras på filnivå och vissa komplicerade lösningar fungerar därför bättre med flera filer.

5. Bestäm vilka databastabeller som ska användas och vilken information de ska innehålla och därefter vilka fält du behöver.

Tips! För att göra det lätt att söka i poster och sortera dem skapar du separata fält för förnamn och efternamn, titlar (t.ex. VD eller dr) och element i adresser (gatuadress, ort, postnummer och land). Genom att dela in informationen i flera fält redan när du matar in den blir det lättare att framställa rapporter senare. Om du t.ex. använder separata fält för olika delar av informationen om en transaktion, som datum, artikelnummer, kvantitet och styckpris, blir det enklare att sammanställa statistikrapporter i slutet av en vecka, en månad eller ett år.

En databas för ett bageriföretag kan exempelvis innehålla följande tabeller: en kundtabell med kunduppgifter, en produkttabell med produktinformation, en radposttabell med information om sålda produkter samt en fakturatabell där information om beställningar lagras.

Varje tabell har bara ett ämne och alla fält i en tabell beskriver bara det ämnet. I fälten i en post i tabellen Kunder lagras t.ex. all information om en kund. Du kan därför tilldela alla kunder ett unikt identifieringsnummer. Du lägger endast till ett kundidentifieringsnummer i tabellen om en ny kund ska läggas till och ett kund-ID är därför avgörande för att en post ska existera. Kundtabellen kan även ha fält för kundens namn, adress och telefonnummer.

En produkttabell kan ha fält för ett produktidentifieringsnummer, styckepris för varje produkt samt antal enheter på lager. En radposttabell kan ha fält för produkt- och fakturaidentifieringsnummer samt namn, styckepris, antal och totalpris för varje såld produkt. En fakturatabell kan ha fält för fakturaidentifieringsnummer, orderdatum och säljare.

8. För varje tabell bestämmer du vilka fält som ska lagra data och vilka som ska användas från andra (relaterade) tabeller.

Med utgångspunkt i ämnet för en tabell kan du se var det är logiskt att lagra information och var du ska använda data från en relaterad tabell. Med undantag för matchande fält ska alla fält bara förekomma en gång i databasen. Stryk fält som inte är relevanta för tabellens ämne.

9. Fastställ relationerna mellan de olika tabellerna. Dra en linje från varje matchande fält i en tabell till motsvarande matchande fält i den relaterade tabellen i din plan.

Med hjälp av relationer kan du också gruppera data för att få svar på komplicerade frågor. Du kan t.ex. använda relationer för att ta reda på aktuella lagersaldon, försäljningsprognoser och andra uppgifter där du måste ta hänsyn till information i flera tabeller. Mer information finns i Arbeta med relaterade tabeller och filer.

11. Om du utformar en databas som andra ska använda, kan du visa dem din skiss och be dem komma med förslag på förbättringar.

12. Fundera över vem som kommer att använda databasen och om du behöver begränsa behörigheten till den. När du skapar databasen tilldelar du behörighet efter behov.

Skapa till exempel separata layouter för att skriva ut på etiketter eller kuvert och för att arbeta på en iOS-enhet (t.ex. iPad eller iPhone) eller i en webbläsare.

14. Skapa ett formulär med en lista över alla filer och tabeller som behövs och fälten för varje tabell. Räkna också upp de formulär och rapporter som du kommer att generera från varje tabell.

16. Om du har utformat en databas som andra ska använda kan du be några personer att testa den. Åtgärda eventuella problem innan du gör den öppet tillgänglig för andra.