Questa procedura utilizza una relazione di auto collegamento e un campo Calcolo che fa riferimento alla relazione per identificare tutti i record duplicati eccetto la prima ricorrenza, in base all'ordine in cui i record sono stati creati. Una volta configurato questo sistema, i record duplicati verranno identificati al momento della creazione.
1. Se si pensa di eliminare i record duplicati trovati, creare una copia di backup del file.
Vedere Salvataggio e copia dei file.
2. Identificare un campo che determina un'entità unica nel file.
Ad esempio, in un database Contatti, utilizzare un campo ID dipendente. È anche possibile creare un campo Calcolo con un calcolo (che restituisce un risultato di testo) che combina i dati da diversi campi per creare un identificativo univoco. Ad esempio, Nome & Cognome & Numero di telefono. Non utilizzare un campo multiplo.
3. Definire una relazione auto collegamento.
Utilizzare il campo identificativo selezionato come campo di confronto in entrambe le tabelle della relazione. Vedere Creazione e modifica delle relazioni.
4. Creare un nuovo campo Calcolo denominato Controlla duplicato con la formula:
If ( Conteggio ( <nome della seconda ricorrenza di tabella>::<campo di confronto> ) > 1 ; "Duplicati" ; "Univoco" )5. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti.
6. Eseguire una ricerca di Duplicati nel campo Controlla duplicati.
Tutti i record contenenti duplicati sono contrassegnati come Duplicati.