As contas especificam nomes de conta e (geralmente) senhas para um arquivo. Quando um usuário abre um arquivo que contém contas, uma caixa de diálogo geralmente solicita que ele insira as informações da conta. Quando um usuário abre um arquivo com as informações de conta corretas, o conjunto de privilégios atribuído a essa conta determina o que o usuário pode fazer nesse arquivo. Consulte Sobre contas, conjuntos de privilégios e privilégios estendidos.

Para criar e gerenciar contas para um arquivo, é necessário abrir o arquivo com uma conta que tenha o conjunto de privilégios de Acesso total, o qual é o único conjunto que permite a realização de todos os tipos de alterações de conta em um arquivo. Se você abrir o arquivo com privilégios insuficientes, o menu Arquivo > comando Gerenciar > Segurança será desativado.

Para realizar alterações em uma conta com o conjunto de privilégios de Acesso total (por exemplo, excluindo a conta ou atribuindo privilégios de Acesso total a ela), você precisa usar uma conta autenticada por um arquivo do FileMaker e que possui os privilégios de Acesso total.

É possível criar e modificar contas em um arquivo compartilhado enquanto os clientes o estiverem utilizando. As alterações feitas na conta têm efeito imediatamente. Entretanto, as alterações não prejudicam nenhum cliente atual. Por exemplo, se você alterar a senha de uma conta que esteja em uso por um ou mais clientes, o uso no FileMaker Pro não será interrompido. Entretanto, eles precisarão inserir a nova senha na próxima vez em que abrirem o arquivo.

Você pode criar quantas contas forem necessárias. É possível criar contas individuais para cada usuário ou um número menor de contas que os usuários podem compartilhar. Cada arquivo de banco de dados também possui duas contas predefinidas: admin e Convidado. Consulte Sobre as contas Admin e Convidado.