De importhandeling instellen en velden toewijzen tijdens de import
Wanneer u gegevens in een bestaand FileMaker Pro-bestand importeert, verschijnt het dialoogvenster Velden bij importeren nadat u het bestand of de bron van de te importeren gegevens hebt geselecteerd. In dit dialoogvenster geeft u de volgende importopties op:
•Veldtoewijzing: Geef op waar de gegevens moeten worden geïmporteerd door de velden in uw database toe te wijzen aan de velden in de brongegevens die u importeert.
Zo stelt u de importhandeling in en wijst u velden toe tijdens de import:
1. Als u dit nog niet hebt gedaan, selecteert u het bestand of de bron van de gegevens die u in een bestaand FileMaker Pro-bestand wilt importeren.
2. Als u gegevens vanuit een ander FileMaker Pro-bestand importeert en dat bestand bevat meerdere tabellen, kiest u de te importeren tabel in de lijst Bron.
3. In het gebied Importhandeling selecteert u het type import dat u wilt uitvoeren.
Belangrijk Wanneer bestaande of overeenkomende records worden bijgewerkt, worden gegevens in het doelbestand overschreven. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Kies
Bestand >
Kopie opslaan als om een
reservekopie van het doelbestand te maken. Zorg ervoor dat u een goede kennis hebt van de manier waarop records worden bijgewerkt. Raadpleeg
Methoden voor het importeren van gegevens in een bestaand bestand.
Om dit te doen | Selecteert u |
Nieuwe records toevoegen aan het einde van het doelbestand | Nieuwe records toevoegen Opmerking Als de tabel waarin u importeert geen gegevens bevat, kunt u alleen Nieuwe records toevoegen selecteren. De andere opties die hieronder zijn beschreven, zijn dan niet beschikbaar omdat er geen gegevens kunnen worden bijgewerkt. |
De gevonden reeks records in het doelbestand bijwerken met de records die u vanuit de bron importeert, in volgorde, beginnend bij de eerste record in elk bestand | Bestaande records in gevonden reeks bijwerken Als u extra records in de bron wilt toevoegen als nieuwe records in het doelbestand, selecteert u Resterende gegevens als nieuwe records toevoegen. |
Gegevens in het doelbestand bijwerken met de gegevens uit de overeenkomende records in de bron | Overeenk. records in gevonden reeks bijwerken Selecteer Resterende gegevens als nieuwe records toevoegen als u ook records uit de bron wilt toevoegen die geen overeenkomende records in het doelbestand hebben. |
4. Als de eerste record van de gegevens die u importeert veldnamen (kolomkoppen) bevat in plaats van gegevens, selecteert u Eerste record niet importeren (bevat veldnamen).
Als u Eerste record niet importeren (bevat veldnamen) selecteert, wordt de eerste record overgeslagen tijdens de import.
5. Voor Doelvelden sleept u velden om ze uit te lijnen met velden of gegevens in Bronvelden, om aan te geven waar brongegevens zullen worden geïmporteerd of bijgewerkt.
Zo lijnt u een veld uit:
•Windows: beweeg de aanwijzer over het pictogram
naast de naam van het doelveld in de lijst. Wanneer de aanwijzer in een dubbele pijl
verandert, sleept u het veld naar een nieuwe locatie.
•macOS: plaats de aanwijzer op de naam van een doelveld in de lijst. Sleep het veld naar een nieuwe locatie.
Voer een van de volgende handelingen uit om doel- en bronvelden met elkaar uit te lijnen:
•Als u een voorbeeld wilt bekijken van de gegevens die u importeert, klikt u op
of
onder de lijsten met velden.
•Klik op
Database beheren om in het bestand waarin u importeert, een veld te maken of te wijzigen. Breng de gewenste wijzigingen aan in het dialoogvenster Database beheren en klik daarna op
OK. (Als de knop grijs wordt weergegeven, zijn uw
toegangsprivileges ontoereikend of wordt de database gedeeld via een netwerk en is het momenteel niet toegestaan om wijzigingen aan de database uit te voeren. Raadpleeg
Bestanden delen en hosten.)
•Als u de volgorde van alle doelvelden tegelijk wilt wijzigen, kiest u een van de volgende opties in het menu Rangschikken op:
Optie | De velden worden gesorteerd op |
Namen vergelijken | Veldnamen die in de bron- én doeltabel overeenkomen. FileMaker Pro vergelijkt veldnamen op dynamische wijze elke keer dat u deze optie kiest. (Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de brongegevens veldnamen bevatten.) |
Laatste volgorde | De volgorde die is gebruikt wanneer FileMaker Pro voor het laatst gegevens in deze tabel heeft geïmporteerd, of de standaardvolgorde (aanmaakvolgorde). |
Aanmaakvolgorde | De volgorde waarin de velden zijn gemaakt. |
Veldnamen | Alfabetische volgorde. |
Veldtypen | |
Eigen importvolgorde | Een eigen volgorde (die u kunt maken door veldnamen te slepen). |
Opmerking Gegevens uit een bronveld worden niet geïmporteerd wanneer:
•Het bronveld niet met een doelveld is uitgelijnd. Sleep een doelveld om het uit te lijnen met elk bronveld dat u wilt importeren. Maak zo nodig een nieuw doelveld.
•Wanneer het veldtype van het doelveld de gegevens uit het bronveld niet ondersteunt, verschijnt tussen het bron- en doelveld het symbool
. U kunt geen gegevens importeren in berekening- of resumévelden, of bepaalde niet-overeenkomende gegevenstypen, zoals containergegevens, in een tekstveld importeren. (Het symbool
kan ook aangeven dat de toegangsprivileges het importeren van gegevens in een bepaald doelveld niet toestaan.)
6. Klik in de ruimte tussen elk paar velden in de lijst een of meer keer op het veldtoewijzingssymbool om aan te geven welke veldtoewijzing u wilt uitvoeren.
Blijf klikken tot het symbool tussen de velden de gewenste veldtoewijzing aangeeft. Het gebied
Veldtoewijzing bevat een beschrijving van elk symbool. U kunt ervoor kiezen om alle velden in het doelveld te importeren, of een veldpaar gebruiken als een
vergelijkingsveld om de overeenkomende records bij te werken.
Tip U kunt ook de veldtoewijzing voor meerdere velden tegelijk instellen. Selecteer eerst de doelvelden die u wilt wijzigen door Ctrl (Windows) of Command (macOS) ingedrukt te houden en op elk doelveld te klikken. (Als u een aantal opeenvolgende velden wilt selecteren, klikt u op het eerste veld, drukt u op de Shift-toets, houdt u die toets ingedrukt en klikt u daarna op het laatste veld van het bereik.) Klik vervolgens op een veldtoewijzingssymbool voor een van de geselecteerde velden tot zij alle de gewenste veldtoewijzing aangeven. (U kunt ook een of meer keren op de spatiebalk drukken om het veldtoewijzingssymbool te wijzigen.)
7. Kies zo nodig bij
Tekenset de
tekencodering die in het bronbestand wordt gebruikt.
De lijst Tekenset is al of niet beschikbaar:
•Als de lijst niet beschikbaar is, heeft FileMaker Pro de codering van het bestand kunnen bepalen en heeft het die automatisch geselecteerd.
•Als de lijst beschikbaar is, heeft FileMaker Pro de codering van het bestand niet kunnen bepalen en heeft FileMaker Pro geprobeerd een geschikte tekencodering te selecteren op basis van uw besturingssysteem en de indeling van het bestand dat u importeert. Het is dan ook mogelijk dat u de door FileMaker Pro geselecteerde codering nog dient te wijzigen. Als u een andere codering selecteert, scant FileMaker Pro de geïmporteerde gegevens en verschijnt een waarschuwingsbericht als de gegevens tekens bevatten die ongeldig zijn in de door u geselecteerde tekenset.
Opmerking Als u een 16-bits Unicode (UTF-16) tekstbestand importeert, moet het bestand een "Unicode standard Byte Order Mark" (BOM) bevatten. Als de BOM-markering ontbreekt, zal FileMaker Pro de bestandscodering niet correct kunnen herkennen.
8. Klik op Importeren.
Het is mogelijk het dialoogvenster Importeeropties verschijnt. Het verschijnt alleen wanneer:
•het doelbestand velden bevat waarvoor opties voor automatische gegevensinvoer (automatische invoer) zijn ingeschakeld
•u nieuwe records importeert en toevoegt vanuit een FileMaker Pro-bestand met
herhalende velden.
9. Als het dialoogvenster Importeeropties verschijnt, selecteert u een of meer van de volgende opties en klikt u op Importeren.
Om dit te doen | Gaat u als volgt te werk |
Nieuwe gegevens automatisch invoeren in velden met opties voor automatische invoer. (U wilt bijvoorbeeld de datum invoeren in het veld Datum van wijziging.) | Selecteer Opties voor automatisch invoeren gebruiken tijdens importeren. Als u dat niet doet, worden automatisch ingevoerde waarden niet ingevoerd. Opmerking Wanneer u importeert in velden die zijn ingesteld om automatisch een waarde in te voeren (zoals de naam van de gebruiker die de wijziging uitvoert, de datum of tijd van wijziging, of opzoekgegevens), schakelt u deze optie uit, tenzij u de gegevens die u importeert wilt laten overschrijven door de automatisch ingevoerde gegevens. |
Opgeven hoe gegevens uit herhalende velden in het bronbestand moeten worden geïmporteerd | Selecteer: •Behouden in de originele record om het veld/de velden als herhalende velden te behouden. •Selecteer In afzonderlijke records plaatsen om elke herhalende waarde in een afzonderlijke record te importeren. (Met deze optie kunt u met afzonderlijke waarden in herhalende velden werken. U kunt ze bijvoorbeeld sorteren of resumeren.)
Opmerking Wanneer u gegevens van herhalende velden in afzonderlijke records opsplitst, worden alle niet-herhalende velden die u importeert, in elke afzonderlijke record gedupliceerd. Als een record in het bronbestand bijvoorbeeld waarden in drie herhalingen bevat, en u splitst ze op in afzonderlijke records, dan worden drie records geïmporteerd, die allemaal identiek zijn met uitzondering van de waarden in de herhalende velden. |
Onderdruk tijdens het importeren de validatiecontrole van de inhoud van containervelden om toe te staan dat het doelbestand de bestaande inhoud van externe containervelden gebruikt. | Selecteer Externe containeropslag behouden. Gebruik deze optie om bijvoorbeeld gegevens snel te importeren in een gekloonde kopie van een bestand zonder bestanden te hoeven coderen en decoderen om containergegevens naar het doelbestand te verplaatsen. De basisdirectory van de bron- en doelvelden moet identiek zijn. |
10. In het dialoogvenster Overzicht recordimport worden het aantal geïmporteerde records en de overgeslagen gegevens weergegeven. Klik vervolgens op OK.
Het dialoogvenster Overzicht recordimport geeft drie statistische gegevens weer over de geïmporteerde records en eventueel overgeslagen gegevens:
Statistisch gegeven | Beschrijving |
Aantal toegevoegde/bijgewerkte records | Het totaal aantal records dat tijdens het importproces in het doelbestand is toegevoegd en bijgewerkt. |
Aantal records overgeslagen vanwege fouten | Het aantal records in het doelbestand dat is overgeslagen vanwege: •Privilegefouten: Toegangsprivileges beletten dat één of meer records kunnen worden gewijzigd. •Vergrendelde records: Eén of meer records kunnen niet worden gewijzigd omdat ze op dat ogenblik elders worden opgevraagd, in een ander venster door dezelfde gebruiker of, als het bestand wordt gedeeld, door andere clients. •Bevestigingsfouten: Eén of meer records kunnen niet worden gewijzigd omdat ze niet beantwoorden aan de veldbevestigingsvereisten op recordniveau en omdat de record niet kon worden vastgelegd. Raadpleeg Gegevens bevestigen tijdens het importeren. |
Aantal velden overgeslagen vanwege fouten | Het aantal velden in het doelbestand dat is overgeslagen vanwege: •Bevestigingsfouten: Eén of meer velden kunnen niet worden geïmporteerd omdat de gegevens niet beantwoorden aan de bevestigingsvereisten die voor het veld zijn gedefinieerd. Raadpleeg Gegevens bevestigen tijdens het importeren. •Privilegefouten: Toegangsprivileges beletten dat één of meer velden kunnen worden gewijzigd. Overgeslagen velden beletten niet dat andere velden in dezelfde record worden bijgewerkt. |
Opmerkingen
•Als u een grote hoeveelheid gegevens importeert, verschijnt mogelijk een importdialoogvenster waarin de voortgang van het importproces wordt aangegeven. Als u de import wilt stopzetten, klikt u op Stoppen. Records die al zijn geïmporteerd, blijven behouden in het doelbestand (de import wordt niet ongedaan gemaakt). Als u de reeds geïmporteerde records permanent wilt verwijderen, kiest u Records > Alle records verwijderen.
•De records die u importeert vormen de gevonden reeks. Controleer na het importeren de gegevens in de gevonden reeks. Kies Records > Alle records tonen.
•Wanneer u records bijwerkt, kunt u het beste eerst controleren of de records juist zijn voordat u uw reservekopie van het bestand verwijdert.