Erstellen einer Lösung

Der erste Schritt beim Erstellen einer Lösung besteht aus der Planung von Inhalt, Struktur und Design. Dann legen Sie eine FileMaker Pro-Datenbankdatei an und definieren Tabellen und Felder.

Eine sorgfältige Planung Ihrer Lösung fördert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine Datenbank zunächst auf Papier planen, um später Zeit und Aufwand zu sparen.

1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiele: „Eine Liste meiner Kunden anlegen“, „Mein Inventar verwalten“, „Meine Schüler benoten“ oder „Mit Daten auf meinem Desktop-Computer, iPad und in einem Webbrowser arbeiten“.

2. Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Nachverfolgung des Umsatzes Kategorien wie „Kunden“, „Produkte“ und „Rechnungen“. Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie „Studenten“, „Seminare“ und „Arbeiten“.

In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.

3. Überlegen Sie, wie diese Kategorien zusammenhängen. Dafür können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben, z. B. „Kunden bestellen Produkte“ und „Rechnungen folgen auf Kundenbestellungen“. Oder Sie können jede Kategorie zeichnen und ihre Verbindung zu einer anderen darstellen. Jedes Paar deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.

•Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.

•Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Kunden, Produkte und Rechnungen.

•Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.

Hinweis FileMaker Pro ist sehr flexibel, daher ist die Entscheidung, ob Daten in einer einzelnen Datei oder in mehreren Dateien gespeichert werden, häufig eine Frage der Verpackung und des Komforts. In Tabellen gespeicherte Daten können mithilfe von Beziehungen leicht gemeinsam zwischen Tabellen in derselben Datei und Tabellen in externen Dateien genutzt werden. Andere Elemente wie Scripts und Zugriffsrechte werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.

Tipp Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Herr oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.

5. Definieren Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer relationalen Datenbank.

6. Legen Sie fest, ob Sie Ihre Datenbank mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen wollen und wie deren Zugriff aussehen soll.

7. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickeln, zeigen Sie ihnen Ihren Plan auf Papier und bitten Sie sie, den Plan zu prüfen und Änderungen vorzuschlagen.

8. Überlegen Sie, wer die Datenbank verwenden wird, wie und warum die Daten genutzt werden und wie Sie den Zugriff auf die Datenbank beschränken wollen.

Sie können z. B. separate Layouts zum Drucken von Etiketten oder Umschlägen und zum Arbeiten auf einem iOS-Gerät (z. B. iPad oder iPhone) oder in einem Webbrowser erstellen.

10. Erstellen Sie ein Formular, das die benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle auflistet. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie aus jeder Tabelle generieren werden.

•Weitere Informationen zum Erstellen einer Datenbank aus einer neuen, leeren Datei finden Sie unter Anlegen einer FileMaker Pro-Datei.

12. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickelt haben, bitten Sie einige Personen, die Datenbank zu testen. Beheben Sie alle Probleme, bevor Sie die Datenbank zum allgemeinen Gebrauch zur Verfügung stellen.