Via kontona verifieras användare som försöker öppna skyddade filer. För varje konto anges ett kontonamn och vanligen ett lösenord. Användare som inte anger giltig kontoinformation kan inte öppna skyddade filer. Varje fil innehåller två fördefinierade konton: admin och Gäst.

Du kan välja att skapa ett konto för varje person som ska använda en fil eller att skapa ett litet antal konton som delas av många användare, t.ex. kontot "Marknadsföring" och kontot "Försäljning":

Om FileMaker Server används som värd för filerna kan du skapa externa serverkonton som hämtar verifieringsinformation från en verifieringsserver, t.ex. Apple Open Directory eller en Windows-domän. På så sätt kan du använda en centralt hanterad användarkatalog som kanske redan används för att hantera åtkomsten till andra nätverksresurser, exempelvis filservrar. Mer information finns i Skapa konton som verifieras via en extern server.

Se Hantera konton och Om kontona Admin och Gäst.

En behörighetsuppsättning anger en viss nivå av åtkomst till en databasfil. När du skapar en behörighetsuppsättning finns det många tillval som du kan använda för att begränsa åtkomsten till en databas, t.ex. vilka layouter som ska vara synliga, vilka menyer som ska vara tillgängliga och om utskrift är tillåten eller inte. Med behörighetsuppsättningar kan du också begränsa åtkomst till vissa tabeller, poster eller fält i en fil. Varje konto tilldelas en behörighetsuppsättning som anger åtkomstnivån när någon öppnar en fil med det kontot.

Du kan skapa så många behörighetsuppsättningar som du behöver för att definiera de typer av åtkomst som du vill tillåta i en fil. Varje databasfil innehåller tre fördefinierade behörighetsuppsättningar för vanliga typer av åtkomstnivåer:

Se Använda fördefinierade behörighetsuppsättningar och Skapa och redigera behörighetsuppsättningar.

Den utökade behörigheten bestämmer vilka datadelningstillval som tillåts med en behörighetsuppsättning, t.ex. om en behörighetsuppsättning tillåter att användarna öppnar en delad fil eller visar en databas i en webbläsare. Se Ändra den utökade behörigheten för en behörighetsuppsättning och Skapa och radera utökad behörighet.

En användare som försöker öppna eller få tillgång till en skyddad fil uppmanas att ange kontouppgifter. Om behörighetsuppsättningen för kontot inte tillåter den typ av utökad behörighet som användaren begär, visas ett felmeddelande om att användaren inte kan öppna filen på det sättet.

All utökad behörighet förutom för fmreauthenticate10 är inaktiverad som standard, även i behörighetsuppsättningen Full åtkomst.

När du aktiverar utökad behörighet gör du det bara tillåtet för vissa behörighetsuppsättningar att använda delade data. För att den delade informationen ska kunna användas måste du också konfigurera delning för den önskade typen av åtkomst. Mer information finns i Dela filer i ett nätverk, Använda ODBC och JDBC tillsammans med FileMaker Pro eller Publicera databaser på webben.

Den behörighet som du anger gäller bara för en enstaka fil och alla tabeller i den filen. Om din databaslösning består av flera filer som du vill skydda kan det vara bra att kombinera alla filerna i en fil med flera tabeller. Därefter kan du definiera behörighet i en enda fil för att hantera åtkomsten till hela databaslösningen. Om du inte vill kombinera filerna till en fil bör du definiera behörighet i varje fil som innehåller objekt som du vill skydda.

Om du har en databaslösning med flera filer som omfattar flera skyddade filer kan det vara bra att använda samma kontonamn och lösenord i alla de skyddade filerna. När en skyddad fil ska öppna en annan skyddad fil (t.ex. för att hämta relaterade data eller utföra ett script i den andra filen) försöker FileMaker Pro först öppna den andra filen med samma kontonamn och lösenord som användes för att öppna den första. Om det finns ett matchande kontonamn och lösenord visas inte dialogrutan Öppna fil. Om det inte finns något matchande konto visas dialogrutan Öppna fil, så att användaren kan ange kontoinformationen.