リレーションシップは、データを編成するための強力な方法です。リレーションシップを使用すると、共通のフィールド値、異なるフィールド値、または複数のフィールドの値の比較に基づき、1 つまたは複数のテーブルのデータを結合することができます。

リレーションシップを作成した後は、次のいずれかの操作を行って、関連テーブルのデータを表示することができます。

たとえば、一般的な「売上」データベースには、各請求書を記録する請求書テーブル、製品および製品の現在の価格を保存する製品テーブル、および販売品目名、数量、販売価格といった請求書の各品目の売上データを保存する品目名テーブルがあります。請求書には動的なデータと静的なデータが混在するため、関連フィールドとルックアップの両方を使用して、データを表示します。品目名テーブルのレコードは、請求書レイアウトのポータルに動的に表示されますが、各品目の実際の販売価格はルックアップを使用して入力されるため、将来価格が変更になった場合でも、請求書の合計は同じになります。

リレーショナルデータベースを作成するには、2 つのフィールド (照合フィールド) の間にリレーションシップを定義します。照合フィールドは、異なるテーブル内、または同じテーブル (自己連結) 内に定義することができます。リレーションシップに設定された条件に従って、一方の照合フィールドの値がもう一方の照合フィールドの値と正しく比較された場合は、関連データにアクセスすることができます。

リレーションシップを作成したら、現在のテーブル内のフィールドを使用する場合と同様に、関連テーブルのフィールドを使用して、別のリレーションシップの照合フィールドなどとして、計算式の一部として、レイアウト上にデータを表示することができます。

関連データをポータルに表示する場合、関連レコードの値は、すべてユーザのアクセス権に応じて表示されます。関連フィールドがポータルの形式で配置されていない場合は、最初の関連レコードの値が表示されます。関連レコードを表示するためのポータルの作成を参照してください。

関連レコードを表示する前に、レコードをソートすることができます。レイアウト上に関連フィールドを直接配置した場合には、指定したソート順で最初の関連フィールドの値 (最小値や最大値など) が表示されます。ポータルに関連フィールドを表示する場合は、ポータルに割り当てられたソート順で関連レコードが表示されます。この順序は、リレーションシップで定義されているどのソート順よりも優先されます。