I formati FileMaker Pro determinano il modo in cui i dati sono organizzati per la visualizzazione, la stampa, la creazione di resoconti, la ricerca e l'immissione di dati. I formati non memorizzano i dati; semplicemente, li visualizzano.

I file di database possono avere molti formati diversi in grado di visualizzare i dati in modo diverso. All'interno di un file di database è possibile configurare formati separati per l'immissione dei dati, i resoconti riassuntivi, la stampa di etichette, la visualizzazione grafica dei dati in grafici o l'utilizzo di database in un browser Web o su un dispositivo touch, e così via. È possibile modificare la struttura di un formato senza produrre alcun effetto sui dati o sugli altri formati relativi al file. Quando si modificano i dati di un campo, le modifiche vengono riprodotte nello stesso campo in tutti i formati del database.

È possibile creare formati e resoconti utilizzando l'assistente Nuovo formato/resoconto, che guida alla creazione dei formati o dei resoconti secondo le opzioni scelte, come il tipo di dispositivo su cui viene visualizzato il formato, la vista predefinita per il formato, i campi del formato e il modo in cui i dati vengono raggruppati e ordinati.