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Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Es gibt drei Arten, wie Sie Daten in eine bestehende Datei importieren können. Sie können:

•	der Datei neue Datensätze hinzufügen.

•	vorhandene Datensätze in der Datei aktualisieren.

•	passende Datensätze in der Datei aktualisieren.

Diese Optionen stehen im Bereich Importaktion des Dialogfelds „Zuordnung der Importfelder” zur Verfügung, wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren. Jede dieser Optionen wird nachfolgend detailliert beschrieben.

Wichtig  Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben während des Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (OS X) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungsdatei der FileMaker Pro-Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.

Hinzufügen von Datensätzen

Wenn Sie Datensätze hinzufügen, erstellt der Importvorgang für jeden importierbaren Datensatz in der Quelldatei einen neuen Datensatz in der Zieldatei.

Beim Hinzufügen von Datensätzen aus den meisten Quelldateiformaten fügt der Importvorgang alle Datensätze aus der Quelldatei hinzu. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze der Ergebnismenge importieren und die ausgeschlossenen Datensätze überspringen. Weitere Informationen finden Sie unter FileMaker Pro-Format.

Aktualisieren bestehender Datensätze

Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz (oder der zweiten Datenzeile) der Quelldatei überschreiben Felder im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen überprüft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.

Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.

Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, sofern Sie nicht die Option Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen aktivieren. Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.

Aktualisieren von passenden Datensätzen

Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop, eine zweite Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an Ihrem Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.

Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.

Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere Abgleichsfelder wie Nachname, Vorname und Telefonnummer verwenden. (Nachname allein könnte mehr als eine Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet.)

Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der Quelldatei leer ist.

Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze der Ergebnismenge importieren. Weitere Informationen finden Sie unter FileMaker Pro-Format.)

Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel dafür, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde. In der Zuordnungsspalte markiert Windows oder (OS X) ein Abgleichsfeld, gibt den Import des Felds und (Windows) bzw. (OS X) den Nichtimport des Felds an.

 

Quelldatei	Zuordnung	Zieldatei	Ergebnis
\123\-456\-7890	ODER	\123\-456\-7890	\123\-456\-7890
John	ODER	John	John
Q			Q
Schmidt		Schmidt	Schmidt
Auffahrtsallee 431		Hauptstr. 123	Auffahrtsallee 431
Neustadt		Irgendstadt	Neustadt
Deutschland		Deutschland	Deutschland
		03.03.1960	03.03.1960
		(408) 555-6789

Hinweise

•	Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze der Ergebnismenge importieren und die ausgeschlossenen Datensätze überspringen. Weitere Informationen finden Sie unter FileMaker Pro-Format.

•	Abgleichsfelder in der Zieldatei dürfen keine Container-, Statistik- oder ungespeicherten Formelfelder sein. Der Feldtyp von Abgleichsfeldern muss zum Datentyp im Abgleichsfeld passen. Zahlenfelder sollten beispielsweise nicht mit Textfeldern abgeglichen werden.

•	Wenn alle angegebenen Abgleichsfelder in einem Datensatz leer sind, wird dieser Datensatz nicht aktualisiert.

•	Wenn ein Datensatz in der Quelldatei mehreren Datensätzen in der Zieldatei entspricht, werden alle passenden Datensätze in der Ergebnismenge der Zieldatei aktualisiert.

•

Wenn mehrere Datensätze in der Quelldatei einem Datensatz in der Ergebnismenge der Zieldatei entsprechen, wird die Zieldatei mit dem letzten passenden Datensatz der Quelldatei aktualisiert. (Während des Importvorgangs wird der passende Datensatz in der Zieldatei eigentlich mehrfach aktualisiert - je einmal durch jeden passenden Datensatz in der Quelldatei. Daher bestimmt der letzte passende Quelldatensatz den letztendlichen Inhalt des passenden Zieldatensatzes.)

•	Die aufgerufenen Datensätze nach einer Aktualisierung umfassen die aktualisierten Datensätze und alle etwaigen neu hinzugefügten Datensätze, unabhängig von den vor der Aktualisierung aufgerufenen Datensätzen.

Weiterführende Themen 

Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Festlegen der Importaktion und Zuordnen der Felder beim Import

Das Erstellen einer neuen Tabelle für importierte Daten

Einrichten von wiederkehrenden Importen