Définition de listes de valeurs
Si une rubrique utilise le même ensemble de valeurs de texte, de nombre, de date ou d'heure pour un grand nombre, voire tous les enregistrements, vous pouvez créer une liste de valeurs incluant ces valeurs. Ensuite, formatez une rubrique pour qu'elle affiche les valeurs en tant que menu local, liste déroulante ou jeu de cases à cocher ou de cercles d'option.
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En mode Modèle, utiliser l'Inspecteur pour formater une rubrique afin qu'elle affiche les valeurs dans un menu local, une liste déroulante, des cases à cocher ou des cercles d'option.
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En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
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Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
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Sélectionnez Utiliser les valeurs personnalisées, puis tapez chaque valeur sur une ligne distincte, dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir apparaître.
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Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
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Une liste de valeurs créée à l'aide de cette méthode est mise à jour de manière dynamique lorsque les valeurs changent dans la rubrique servant de base à la liste. De plus, si la rubrique se trouve dans une table liée, vous pouvez afficher toutes les valeurs de la rubrique ou afficher uniquement les valeurs liées.
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En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
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Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
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Sélectionnez Utiliser les valeurs de la rubrique.
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Dans la boîte de dialogue Rubriques pour la liste de valeurs, sélectionnez la table contenant la rubrique souhaitée dans Utiliser les valeurs de la première rubr., puis sélectionnez la rubrique dans la liste.
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Si la table recherchée se trouve dans un autre fichier et ne s'affiche pas dans la liste, sélectionnez Gérer la base de données dans la liste, puis ajoutez la table au graphe de liens. Consultez la section Création de liens.
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Pour intégrer toutes les valeurs d'une rubrique dans la liste des valeurs, sélectionnez Inclure toutes les valeurs.
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Pour intégrer uniquement les valeurs liées dans la liste des valeurs, sélectionnez Inclure uniquement les valeurs liées à partir de, puis choisissez une table liée dans la liste. La liste des valeurs affichera uniquement les valeurs de la rubrique à partir des enregistrements répondant aux critères de liens définis entre la table liée et la table contenant la rubrique sélectionnée dans la liste Utiliser les valeurs de la première rubr..
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Pour obtenir un exemple d'une liste de valeurs affichant uniquement des valeurs liées, consultez la section Exemple d'une liste de valeurs ne proposant que des valeurs de rubriques liées.
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Pour afficher également les valeurs associées à partir d'une seconde rubrique, sélectionnez Afficher aussi les valeurs de la 2e rubrique, puis choisissez la table contenant la rubrique souhaitée et validez cette rubrique dans la liste.
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Sélectionnez cette option pour afficher les valeurs d'une rubrique correspondante après les valeurs de votre liste. Par exemple, pour faciliter la saisie de données, vous pouvez afficher les noms des pièces en regard de leurs références. Si l'option Afficher aussi les valeurs de la 2e rubrique est grisée, sélectionnez en premier lieu une rubrique dans la liste des rubriques de gauche, tel que décrit à l'étape 5.
Remarque Durant la saisie des données, une liste de valeurs affichant des valeurs en provenance de deux rubriques permet uniquement la saisie de données depuis la première rubrique, celle indiquée à l'étape 5. La seconde rubrique dans la liste de valeurs sert à l'affichage uniquement et ses valeurs ne sont saisies dans aucune rubrique. Toutefois, vous pouvez utiliser une référence externe pour saisir automatiquement les données depuis la seconde rubrique. Consultez la section A propos des références externes.
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Choisissez l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub. pour afficher les valeurs de la seconde rubrique tout en stockant les données de la première rubrique.
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Si vous ne sélectionnez pas l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub., la liste de valeurs (un menu local, par exemple) présentera les deux rubriques.
Récapitulatif du fonctionnement de l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub. :
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Pour afficher les valeurs d'une rubrique Texte dans l'ordre du dictionnaire d'une langue donnée, sélectionnez Trier de nouveau les valeurs en fonction de et choisissez une langue. Sinon, les valeurs sont triées dans l'ordre d'indexation de la langue par défaut de la rubrique. Cet attribut est ignoré pour tous les autres types de rubriques.
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Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Rubriques pour la liste de valeurs.
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Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
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En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
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Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
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Sélectionnez Utiliser la liste d'un autre fichier, puis, depuis cette liste, choisissez ou créez un chemin d'accès de fichier pointant vers le fichier contenant la liste de valeurs à utiliser.
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Dans la liste Liste de valeurs, sélectionnez la liste des valeurs depuis l'autre fichier.
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Certaines listes seront grisées et ne pourront pas être sélectionnées. Ces listes de valeurs sont définies pour afficher uniquement les valeurs liées d'une rubrique et elles ne peuvent en aucun cas être directement référencées depuis un autre fichier. Utilisez alors l'option Utiliser les valeurs de. Vous devrez également ajouter la table depuis l'autre fichier dans le graphe de liens du fichier ouvert. Pour créer ce type de liste de valeurs, suivez les instructions ci-dessus pour la définition d'une liste de valeurs basée sur les valeurs d'une rubrique.
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Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
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En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
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Dans la liste des noms de listes de valeurs, sélectionnez la liste de valeurs, puis cliquez sur Modifier. Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, apportez les modifications. Cliquez ensuite sur OK.
Remarque Redéfinir un élément d'une liste de valeurs après la saisie des données peut avoir des conséquences imprévisibles. Par exemple, si vous remplacez l'élément d'une liste de valeurs Accessoire par Accessoires, la rubrique semblera vide dans les modèles dans lesquels le format de la rubrique est une case à cocher ou un cercle d'option. En outre, vous ne trouverez pas les enregistrements existants si vous recherchez Accessoires.
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Dans la liste des noms, sélectionnez la liste de valeurs de votre choix, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez à nouveau sur Supprimer.
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Si la liste de valeurs que vous définissez contient des dates, veillez à ce que les années s'écrivent à quatre chiffres du type 29.06.14 et non 29.06.14. Lorsque vous saisissez des données, une rubrique de type Date formatée pour afficher une liste de valeurs contenant des dates dont les années sont exprimées à deux chiffres les convertira en années à quatre chiffres, tel que décrit dans la rubrique Conversion des dates dont l'année est représentée par deux chiffres.
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Concernant les listes de valeurs avec données ODBC, le privilège accès refusé et le privilège personnalisé limité ne sont pas pris en charge. Pour empêcher un utilisateur d'afficher des données ODBC dans une liste de valeurs, vous devez renforcer la sécurité au niveau des lignes dans la base de données SQL externe. Consultez la section Modification des privilèges pour les listes de valeurs.
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