Speichern und Senden von Datensätzen als PDF
Sie können FileMaker Pro-Daten in allen Modi mit Ausnahme des Suchenmodus als PDF-Datei speichern. Das Aussehen der PDF basiert auf dem aktuellen Layout zum Zeitpunkt der Erstellung der PDF.
Sie können der PDF-Datei ein Passwort zuweisen, falls sie vertrauliche Informationen enthält. Wenn Sie ein Passwort zuweisen, wird die Datei verschlüsselt und kann ohne Passwort nicht geöffnet werden. FileMaker Pro kann auch eine leere E-Mail-Nachricht mit der PDF-Datei als Anlage erstellen, um die Weitergabe an andere zu vereinfachen.
Um PDF-Dateien zu speichern, müssen Ihre Zugriffsrechte das Drucken zulassen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten anderer Zugriffsrechte.
Um Datensätze an eine bestehende FileMaker Pro-PDF anzuhängen, müssen Sie ein Script erstellen, das den Scriptschritt "Datensätze als PDF speichern" verwendet, und die Option An vorhandene PDF anhängen wählen. Weitere Informationen finden Sie unter Datensätze als PDF speichern.
Hinweis  Das Speichern von Datensätzen als PDF wird in Runtime-Lösungen nicht unterstützt.
So speichern Sie Datensätze als PDF-Datei:
1.
Rufen Sie das Layout auf, das Sie als Grundlage für die PDF-Datei verwenden möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zwischen Layouts.
2.
Wählen Sie im Blättern- oder Layoutmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (OS X) > Datensätze speichern/senden unter > PDF.
Klicken Sie im Seitenansichtsmodus auf Als PDF speichern in der Statussymbolleiste.
3.
Geben Sie im Dialogfeld "Datensätze als PDF speichern" einen Namen für die Datei, den Speicherort und die zu speichernden Datensätze an und wählen Sie, ob die Datei automatisch geöffnet werden soll oder eine E-Mail mit der Excel-Datei als Anlage erstellt werden soll.
 •
Sie können den aktuellen Datensatz, alle Datensätze in der aktuellen Ergebnismenge oder einen leeren Datensatz, der als Papierformular verwendet werden kann, speichern.
 •
Wenn Sie Leerer Datensatz wählen, wird die Option Darstellung aktiviert, um zu definieren, wie Felder in der PDF-Datei formatiert werden.
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Wenn Sie Erstellung einer E-Mail mit Datei als Anlage wählen, wird eine E-Mail mit der PDF-Datei als Anlage erstellt. Dann können Sie den Empfänger angeben.
 •
Wählen Sie Datei automatisch öffnen, um die Datei nach dem Speichern zu öffnen.
4.
Klicken Sie auf Optionen, um die PDF-Optionen festzulegen:
 •
Geben Sie im Register Dokument beschreibende Informationen zur Datei, der Version von Acrobat für die Anzeige der Datei und der Seitennummerierung an.
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Im Register Sicherheit können Sie Passwörter für die PDF-Datei sowie Druck- und Bearbeitungsrechte vergeben. Wenn Drucken und Bearbeiten zugelassen sind, geben Sie an, ob Kopieren und Bildschirm-Lesesoftware erlaubt sind. Weitere Informationen finden Sie unter Dialogfeld "PDF-Optionen".
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Im Register Anfängliche Ansicht definieren Sie, wie eine geöffnete PDF aussehen wird.
5.
Klicken Sie auf OK.
6.
Klicken Sie auf Speichern.