Définition de références externes
Important  Avant de commencer, soyez sûr d'avoir bien compris la différence entre les références externes et les bases de données relationnelles. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique A propos des références externes.
Pour définir une référence externe :
1.
Définissez le lien pour la référence externe entre la rubrique source de la table active et celle de la table liée. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Création de liens.
2.
Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
3.
Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l'onglet Rubriques.
4.
Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
5.
Sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou Conteneur existante dans la liste des rubriques existantes ou définissez-en une nouvelle.
6.
Cliquez sur Options (ou double-cliquez sur le nom de la rubrique).
7.
Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée automatique, puis sélectionnez Référence externe.
8.
Dans la boîte de dialogue Référence de la rubrique (Windows) ou Référence externe de la rubrique (Mac OS), choisissez la table par laquelle la référence externe démarre et la table à partir de laquelle la valeur est copiée.
 •
Dans la liste Démarrage par la table, choisissez la table utilisée par la référence externe en tant que point de départ dans le graphe de liens.
 •
Dans la liste Référence externe à partir d'une table liée, choisissez une table liée à partir de laquelle les données liées sont référencées.
9.
Sélectionnez la rubrique à partir de laquelle la valeur de référence externe sera copiée.
10.
Sélectionnez les options de la référence externe.
 
Pour
Faites ceci
Indiquer une action lorsque les valeurs des rubriques sources ne correspondent pas exactement
Dans le panneau Si la valeur n'est pas trouvée, sélectionnez une option pour ne copier aucune valeur, copier la valeur immédiatement inférieure ou supérieure à celle de la rubrique source de la référence externe ou entrer une valeur fixe à utiliser en remplacement.
Evitez de copier des données nulles (vides) de la rubrique source de la référence externe vers la rubrique de destination de la référence externe
Activez la case à cocher Si la rubrique est vide, laisser la rubrique active intacte. (N'activez pas cette option si vous souhaitez copier des données nulles.)
11.
Cliquez sur OK.
12.
Répétez les étapes 5 à 11 pour chaque rubrique supplémentaire pour laquelle vous souhaitez définir une référence externe.
Remarques sur la définition des références externes
 •
Vous pouvez définir un lien pour une référence externe lorsque vous définissez les tables de la base de données ou la référence externe.
 •
Le lien peut trier les enregistrements liés de façon à ce que le premier enregistrement lié (celui copié par la référence externe) soit un enregistrement précis. Par exemple, pour créer la référence externe à la date de la dernière sortie d'un article précis, triez les enregistrements par ordre décroissant en fonction de la date de sortie.
 •
Vérifiez que la rubrique source de la référence externe et la rubrique cible de la référence externe ont le même type de rubrique ; si ce n'est pas le cas, certains résultats inattendus peuvent se produire.
 •
Pour changer une référence externe, vérifiez que la case à cocher Référence externe est activée dans les options d'Entrée automatique, cliquez sur Définir, puis effectuez les changements.
 •
Pour arrêter ou suspendre l'utilisation d'une référence externe, désactivez la case à cocher Référence externe des options d'Entrée automatique.
 •
Si vous souhaitez que la table active contienne les nouvelles valeurs lorsque les données de la table liée changent, vous pouvez de nouveau créer une référence externe des données. Consultez la rubrique Mise à jour des références externes.
Important  Lorsqu'une référence externe est basée sur un lien à plusieurs critères, une référence externe est lancée chaque fois qu'une valeur est saisie dans l'une des rubriques impliquées dans le lien à plusieurs critères. La référence externe est exécutée chaque fois qu'une valeur est saisie dans l'une des rubriques requises. Lorsque toutes les rubriques requises ont des valeurs, la référence externe finale est copiée dans la rubrique cible de la référence externe.
Rubriques connexes 
A propos des références externes
A propos des liens
Mise à jour des références externes
Définition de l'entrée automatique de données