Die Planung einer Datenbank
Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine Datenbank zunächst auf Papier planen.
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1.
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Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiel: "ein Verzeichnis meiner Kunden führen", "mein Inventar verwalten" oder "meine Studenten bewerten".
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Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie "Produkte", "Rechnungen" und "Kunden". Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie "Studenten", "Seminare" und "Arbeiten".
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3.
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Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie, wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben, z. B. "Dozenten halten Seminare", "Studenten belegen Seminare" und "Studenten schreiben Arbeiten". Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.
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In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.
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Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.
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Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare und Noten.
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Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.
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Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.
Hinweis FileMaker Pro ist sehr flexibel, daher ist die Entscheidung, ob Daten in einer einzelnen Datei oder in mehreren Dateien gespeichert werden, häufig eine Frage der Verpackung und des Komforts. In Tabellen gespeicherte Daten können leicht gemeinsam zwischen Tabellen in derselben Datei und Tabellen in externen Dateien genutzt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien. Andere Elemente wie Scripts und Zugriffsrechte werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien zweimal.
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5.
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Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und bestimmen Sie, welche Felder Sie dafür brauchen.
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Tipp Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle, die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die Reisen und ihre aktuellen Preise speichert.
Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine Routentabelle könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten. Die Tabelle "Reisen" könnte Felder für eine Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.
In der Tabelle "Kunden" sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst dann an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes.
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Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.
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Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen über einen Kunden.
Basierend auf dem Zweck einer Datei können Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehören.
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Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.
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Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder übereinstimmende Daten enthalten.
Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer Fragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie unter Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.
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10.
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Legen Sie fest, ob Sie Ihre Datenbank mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen wollen und wie deren Zugriff aussehen soll.
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Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden Sie unter Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk.
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Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden werden und ob der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.
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Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie unter Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen.
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Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.
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